سیستم سازی، فرآیند مستندسازی و اتوماتیکسازی همه کارها و رویههای کسبوکار است؛ بهطوریکه حتی بدون حضور مستمر صاحب کسبوکار نتایج عالی خلق شود. با سیستم سازی میتوانید همزمان چند شعبه از بیزینستان را مدیریت کنید.
موفقیت در یک کسب و کار نیازمند داشتن محصولات یا خدمات باکیفیت، کارمندانی شایسته، بازاریابی هدفمند و فرایندهای اصولی است؛ اما نمیتوان این موارد را دلیل موفقیت کسب و کار دانست! زیرا اینها خود محصولات جانبی یک سیستم به حساب میآیند.
“سیستم” به معنای مجموعهای از اجزا، قوانین، فرایندها، رویهها و ابزارهایی است که به همراه یکدیگر کار میکنند تا یک هدف مشخص را دنبال کنند. یک سیستم میتواند در هر زمینهای از زندگی و کار وجود داشته باشد؛ در کار مانند بازاریابی، فروش، تولید وغیره؛ و در زندگی مانند روابط، ورزش، سلامت و… .
یک سیستم بطور معمول شامل ورودی، پردازش و خروجی است. به این شکل که ورودیهایی (اطلاعات) وارد سیستم میشوند، پس از پردازش (عملیات) در داخل سیستم، خروجیهایی (نتایج) تولید میشوند.
business systemization یا همان سیستم سازی کسب و کار به مجموع اصول و روشهایی که نحوه انجام کارها و وظایف را در یک شرکت به طور شفاف مشخص میکند گفته میشود. براساس همین توضیح سیستم سازی در کسب و کار تعیین میکند کارها دقیقا چطور، توسط چه افرادی، در چه زمانی و با چه ابزارهایی انجام شود تا نتایج ایدهآل حاصل شوند.
آیا تا به حال شده در کسب و کارتان سفارش مشتری فراموش شود؟ یا تا به حال پیش آمده به دلیل مشغله زیاد تعدادی از کارها به روز بعد منتقل شود؟ یا کار اشتباهی در کارتان انجام شود و هیچ کس مسئولیت آن را به عهده نگیرد؟ و یا بخواهید به مسافرت بروید اما نگران انجام به موقع کارها باشید؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است، با ما تا پایان این صفحه همراه باشید تا به طور کامل در مورد سیستم سازی و نحوه استفاده از آن آگاه شوید.
امروزه سیستم سازی کسب و کار یک سرمایه گذاری مدرن و راهکاری جامع و عملی برای تولید درآمد بیشتر با صرف زمان و کار کمتر محسوب میشود.
در طی این سالها با پیشرفت تکنولوژِی و رقابت شدید بازار، راه اندازی و رشد کسب و کار بسیار پیچیده شده است و باید هوشمندانهتر از قبل عمل کرد و فقط کسب و کارهایی میتوانند پایدار بمانند که خود را با تغییرات همسو کنند. روزی نیست که نشنویم کسب و کاری شکست خورده و یا دیگر مثل قبل کسب درامد نمیکند . تحقیقات در زمینه علل شکست کسب و کارها نشان میدهد که تقریبا یک دلیل مهم دارد :
آنها روی سیستم سازی کسب و کار خود سرمایه گذاری نکردهاند و بیشتر گرایش به کارهای زود بازده داشتهاند.
کسب و کار ، زندگی و کل جهان هستی حاصل عملکرد سیستمها هستند. در واقع برای کسب نتایج دلخواه نباید تمرکزمان بر روی نتایج باشد، بلکه باید به فرآیندهایی که در بهوجود آمدن نتیجه دلخواهمان دخیل هستند، اهمیت ویژه بدهیم. فرض کنید یک موز 100 کالری انرژی داشته باشد، اصلا مهم نیست چه کسی این موز را بخورد، در هر صورت بعد از خوردن آن 100 کالری به بدن افزوده میشود و برای سوزاندن این 100 کالری نیاز به 20 دقیقه پیاده روی با سرعت معمولی هست؛ در نتیجه خوردن یک موز و پیادهروی دقیقا نتایج یکسان دارند و اصلا مهم نیست چه کسی آن را انجام دهد. همین موضوع مشمول تمام فرآیندهای کسب و کار هم میشود؛ یعنی اگر شما میتوانید طبق اصول و روشی مشخص کاری را انجام دهید و نتایج ایده آل کسب کنید، پس فرد دیگری هم میتواند دقیقا طبق همان اصول و روش همان کار را انجام دهد و همان نتیجه را کسب کند، فقط کافیست نحوه انجام آن کار برای فرد کاملا شفاف و قابل اجرا باشد.
آکادمی سیستم سازی سیستایم با هدف فرهنگسازی و آشنایی افراد فعال در حوزه کسب و کار با معقولهای کلیدی به نام (سیستم سازی) که متاسفانه در ایران به طور شفاف و جامع در مودش صحبت نشده و مهجور واقع شده است، پایه گذاری شد. سیستایم ترکیبی از system و time هست که به مهمترین خواسته هر صاحب کسبوکار که داشتن درآمد مطلوب و زمان آزاد میباشد اشاره دارد. با سیستمسازی هم درآمد دلخواه و هم زمان کافی برای لذت بردن از درآمدتان را تجربه خواهید کرد.
سیستم سازی یعنی چه کسی، چه کاری را، در چه زمانی و دقیقا چه طور انجام دهد!
سیستم سازی از نظر بزرگان بیزینس بسیار حائز اهمیت است و بسیاری از موفقترین شرکتها در جهان از رویکردهای سیستمی بهره میبرند. به عنوان مثال شرکتهایی مانند McDonald’s Amazon و FedEx از سیستماتیک سازی کسب و کار برای بهینهسازی فرایندها، کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری استفاده میکنند.
Ray Kroc، بنیانگذار شرکت McDonald’s ، به عنوان یکی از موفقترین کسبوکارهای تاریخ به شمار میرود و از رویکرد سیستماتیک بهره برد. او قبل از خریدن این شرکت، به دنبال یک سیستم موثر و تکرارپذیر برای تولید و فروش همیشهگرم بود. با توسعه فرایندهای استاندارد شده، شرکت McDonald's به سرعت به یکی از بزرگترین شرکتهای رستورانهای زنجیرهای در جهان تبدیل شد.
Jeff Bezos، بنیانگذار و مدیرعامل شرکت Amazon ، به شدت به سیستماتیک سازی کسب و کار علاقهمند است. او به دنبال ایجاد فرایندهایی برای بهبود تجربه خرید مشتریان بود و با توسعه سیستماتیک و تکرارپذیر، شرکت Amazon به یکی از بزرگترین فروشگاههای آنلاین جهان تبدیل شد.
Fred Smith، بنیانگذار شرکت FedEx، نیز از سیستماتیک سازی برای بهبود فرایندهای ارسال و تحویل بستههای پستی استفاده کرد. با توسعه فرایندهای استاندارد و کنترل دقیق، شرکت FedEx به یکی از بزرگترین شرکتهای حمل و نقل بینالمللی تبدیل شد.
تحقیقاتی که روی کسب و کارها انجام شده نشان میدهد که ۸۵ درصد کسب و کارها سیستم بهینه ندارند. سیستم سازی از طریق خودکار سازی و وظایف تکراری، کاهش ریسکها و بهبود فرآیندها، ۵۰ درصد از هزینههای کسبوکار را کاهش میدهد. سیستم سازی تا ۷۰ درصد بهرهوری نیروها، ۳۰ درصد سرعت فرآیندها و ۳۰۰ درصد بازدهی فروش را افزایش میدهد و همچنین با ساخت سیستم کسب و کار نیاز مدیران به استخدام نیرو جدید را بیش از ۵۰ درصد کاهش خواهد داد.
سیستمی در کسب و کار خود بسازید که بدون حضور شما مثل ساعت، دقیق و منظم کار کند.
تمام کسب و کار های موفق، موفقیتشان را مدیون سیستمهایشان هستند. درواقع سیستمهای یک کسبوکار تعیینکننده آینده آن کسب و کار هستند. طبق آمار هاروارد، بیزنس تقریبا ۲۰ درصد از مشاغلی که جدید راهاندازی میشوند در دو سال اول ۴۵ درصد، در ۵ سال اول ۶۵ درصد و در۱۰ سال اول شکست میخورند و کامل منحل میشوند و فقط ۲۵ درصد از آنها بیشتر از ده سال به فعالیتشان ادامه میدهند و رشد میکنند. مهمترین عامل ماندگاری این ۲۵ درصد، سیستم سازی اصولی در کسبوکارشان هست.
اصلا مهم نیست که به تازگی کسبوکاری راهاندازی کردهاید یا چند سال است مشغول فعالیت هستید، اگر میخواهید جز آن ۲۵ درصد باشید، حتما و قطعا نیاز به سیستم سازی در کسب و کارتان دارید.
هدف از سیستم سازی کسب و کار، بهبود عملکرد و بهرهوری آن است. سیستم سازی کسب و کار به معنای طراحی و پیادهسازی سیستمها و فرآیندهایی است که برای مدیریت کسبوکار استفاده میشوند. این سیستمها میتوانند شامل سیستم بازاریابی، سیستم بازرگانی، سیستم فروش، سیستمهای مدیریت منابع انسانی، سیستمهای مالی، سیستمهای تولید و سایر سیستمهای مرتبط با فعالیتهای کسبوکار باشند. با ایجاد سیستمهای مناسب، کسبوکارها میتوانند بهبود قابلتوجهی در عملکرد، کیفیت محصولات و خدمات، کاهش هزینهها و افزایش سرعت و دقت فرآیندها را تجربه کنند و در نتیجه، رقابتپذیری و پایداری بیشتری را در بازار به دست آورند.
هدف دیگر سیستم سازی کسب و کار، به دست آوردن دادههای دقیق و مطمئن است. با استفاده از سیستمهای مدیریتی، شرکتها میتوانند تحلیلهای دقیقی از فعالیتهایشان انجام دهند و بهراحتی از دادههای خود استفاده کنند. در نتیجه، شرکتها میتوانند تصمیمات بهتری برای بهبود کسب و کار خود بگیرند. به طور کلی، هدف اصلی سیستم سازی کسب و کار، بهبود بهرهوری، بهبود کیفیت، کاهش هزینهها، افزایش سرعت فرایندها و بهبود ارتباط با مشتریان و روشی برای سودآوری بهتر و پایدار کسب و کار است. با سیستمسازی کسبوکار، شرکتهای مختلف، مدیران و کارکنان، از طریق یک فرایند منظم و سازماندهی شده با یکدیگر تعامل میکنند تا اهداف کسب و کار محقق شوند.
“یک رهبر یا مدیر هوشمند، انرژی خود را صرف خاموش کردن شعلههای آتشی که از این سو و آنسو زبانه میکشد، نمیکند؛ بلکه سیستم ضدحریقی میسازد که هیچ آتشی در آن شعلهور نشود”
“داشتن درآمد بالا و باثبات، ارائه خدمات و محصولات باکیفیت و داشتن کارمندانی شایسته، باعث ایجاد یک سیستم در کسبوکار نمیشوند؛ بلکه ساخت یک سیستم باکیفیت موجب خلق چنین نتایجی خواهد شد”
۱. عدم علاقه به واگذاری کارها
اکثر مدیران بر این باورند که هیچکس مانند خودشان نمیتواند کارها را خوب انجام بدهد. بعضی هم فکر میکنند اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند ارزششان کم میشود یا کارکنان دیگر از آنها حساب نخواهند برد! اگر صاحب مکدونالد هم اینطور فکر میکرد، هنوز یک رستوران بسیار کوچک داشت و احتمالا خودش در حال آشپزی بود! چون فکر میکرد هیچکس مثل خودش نمیتواند همبزگر درست کند. برای ساختن یک کسبوکار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به سایر افراد.
۲. ترس از تکنولوژی
سیستم سازی به همراه تکنولوژی بیشترین بهرهوری را دارد و چه بخواهیم چه نخواهیم، دنیای تجارت تغییر کرده و تکنولوژی و فناوری بخش اعظمی از آن را فرا گرفته که رقبا در حال استفاده از آن هستند؛ درنتیجه برای عقب نماندن از رقبا و بازار و ارائه محصولات و خدمات سریعتر در دنیای پرسرعت امروزی، محکوم به استفاده از تکنولوژی هستیم. مثل اپلیکیشنهایی که توسط آنها میتوانید برنامهها را فهرست کنید و هر کار را به یک فرد واگذار کنید. یا پیام خودکاری به پرسنل ارسال خواهد شد و یادآوری خواهد کرد که چه کاری باید انجام شود! این موارد نیاز به استفاده از نرمافزارها و اپلیکیشنهای مختلف دارد. بعضی مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای رشد باید بر این ترس غلبه کنید.
۳. مشغله زیاد
اگر بقدری مشغله دارید که فرصت سیستم سازی ندارید، حتما سیستم سازی را تحت هر شرایطی شروع کنید! بسیاری از مدیران بیش از حد پرمشغله هستند. این موضوع خودش نشانه خوبی نیست و نشان میدهد یک جای کار مشکل دارد و اصلا روی سیستم سازی کار نشده است. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر چنین است، قطعا اغلب کارهایی که در روز انجام میدهید، اصلا کار شما نیست، کار کارمندانتان است! شما همیشه باید وقت کافی برای تحلیل کردن، برنامهریزی و طراحی استراتژی داشته باشید.
4. کمالگرایی
اکثر مدیران بسیار کمالگرا هستند. به همین دلیل بیشتر وقتشان صرف نظارت بر جزئیات کارها و کارمندان میشود. کمالگرایی باعث میشود، تاوقتیکه همه جوانب کارها با دقت بررسی نشده، هیچ اقدامی انجام نشود. همین موضوع باعث به تعویق افتادن کارها میشود. مدیران کمالگرا کمتر به سیستم سازی میپردازند، چون نیاز به ایجاد تغییرات زیادی در کسبوکار است. در این شرایط، همراهی یک کوچ میتواند مدیران را از تله کمالگرایی برهاند.
5. هزینه
اولین چیزی که صاحبان کسب و کار باید به آن دقت کنند، توجه به تفاوت سرمایهگذاری و هزینه است. در دنیای امروز، سیستم سازی هم مثل سایر الزامات کسب وکار مانند مکان، کارمندان، دستگاهها و تجهیزات و غیره در نظر گرفته میشود و مدیران و صاحبان کسب و کار باید بدانند که سیستم هم یکی از الزامات راهاندازی و پیشبرد کسب و کار است و مانند سایر منابع، دارایی محسوب میشود که حتی در ارزشگذاری کسب و کار هم بسیار تاثیرگذار است. آیا تا به حال هزینه نداشتن سیستم در کسب و کارتان را حساب کردهاید؟
اگر برای قطع کردن درختی هشت ساعت فرصت داشته باشم، شش ساعت آن را صرف تیز کردن تبر میکنم.
اگر سیستمها به خوبی مدیریت شده باشند و زمان کافی برای ایجاد آنها صرف شده باشد، نتایج خوبی به دنبال خواهند داشت. اما برخی افراد، برعکس این عمل کرده و به جای اینکه سیستمها را مدیریت کنند و مشکلات و مسائل آنها را حلوفصل کنند، صورت مسئله را پاک میکنند و با پردهای روی این نواقص را میپوشانند. مثلاً با خود میگویند: اگر بازار بزرگتری برای محصولات آن پیدا کنیم، مشکلات من حل میشود، اگر تبلیغات بیشتری کنیم مشکل من حل میشود، اگر مدیریت فلان بخش را عوض کنیم، مشکلات برطرف میشود. اینها راهکارهای لحظهای مشکلات هستند. شاید این راهکارها در لحظه درست و لازم به نظر برسند، اما کاملا برخلاف مدیریت سیستم است و پس از مدتی مشکلات جدید نمایان خواهند شد.
اندیشه پیچیده بودن زندگی را کنار بگذارید و سعی کنید با مدیریت سیستمها گره مشکلات را باز کنید. کمی تلاش را به جان بخرید و خود را با جملاتی مثل (خواست خدا این است) یا (تقدیر ما هم این گونه است) فریب ندهید! سعی کنید تا این پیچیدگی را بشکافید و مکانیسمهای نهفته و ناکارآمد را یکی یکی بیابید و ترمیم کنید.
این اصل را در ذهن داشته باشید: ابتدا شما بر روی سیستمها کار میکنید، سپس این سیستمها هستند که برای شما کار میکنند.
اصولاً هر کسب و کاری یک سیستم است. یعنی مجموعهای از فرایندها که در کنارهم نتیجه لازم را ایجاد میکنند. بنابراین میتوانید با اصلاح سیستمها و با توجه بیشتر به آنها، به نتایج بهتری دست پیدا کنید. وظیفه یک رهبر هوشمند این نیست که انرژی خود را برای خاموش کردن شعلههای آتشی صرف کند که از این سو و آن سو زبانه میکشد، بلکه وظیفه او ساختن یک سیستم ضد حریق است که هیچ آتشی در آن شعله ور نمیشود.
شما برای مدیریت کسب و کارتان ابتدا باید دیدگاهی سیستماتیک پیدا کنید و سپس شروع به نگارش اهداف و اصول کلی اجرایی روشهای کارتان کنید. از همان لحظه شروع این کار، میتوان ادعا کرد که شما دیگر صاحب کسبوکاری متفاوت هستید و نسبت به ۹۸ درصد از رقبای خودتان پیش افتادهاید.
سیستم سازی راهکارهایی را در اختیار ما قرار میدهد که از طریق آنها میتوانیم زمان بیشتری را ذخیره کنیم.
شاید به نظر منطقی برسد که یک مدیر یا یک رهبر باید بیشترین تمرکز خود را برای تولید محصولات و یافتن مشتری بگذارد. اما این کار در بلندمدت مشکلاتی را ایجاد خواهد کرد. تمرکز بر روی تولید محصولات، بدون در نظر گرفتن راهکارهایی برای ارتقاء کارکرد سیستم، منجر به ایجاد ناکارآمدی در کار خواهد شد. نداشتن نگاه سیستماتیک به کسبوکار باعث آن شده که در هر ۱۵ سال از میان صدها کسبوکاری که امیدوارانه کار خود را آغاز میکنند، فقط یکی جان سالم به در ببرد! البته خبر خوب این است که همین یک کسبوکار نجات یافته کار خود را به بهترین شکل پیش میبرد. یک خبر خوش دیگر هم برای خود شما دارم و آن این است که آمار نشان میدهد بیشتر رقبای شما محکوم به شکست هستند. چون از بالا به کسب و کارشان نگاه نمیکنند و دیدگاه سیستماتیک ندارند!
نقطه اشتراک بین کسبوکارهای بزرگ و موفق در این است که رهبر کسب و کارهای بزرگ و موفق برخلاف آنچه که انتظارش را داریم، بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهای خارقالعاده و یا ترتیب دادن جلسات و ملاقاتهای بزرگ نمیکند؛ بلکه بیشتر وقت خود را صرف تنظیم سیستمها و زیر سیستمهای کوچکی میکند که نتایج و محصولات را تولید میکند.
در یک کسبوکار برای یک فرد دو حالت وجود دارد: یا رئیس است و یا نیست! یعنی یا خودش صاحب کار است و یا برای شخص دیگری کار میکند اما آیا شخصی میتواند هردو آنها باشد؟ به نوعی بله. در یک کسبوکار واقعی، صاحب کسبوکار، خودش به طور فیزیکی و مستقیم در تولید و ارائه خدمات مداخله ندارد. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که در تولید و یا ارائه خدمات به طور مستقیم نقش دارید، شما صاحب کسب و کار نیستید، بلکه صاحب شغل هستید. حتی اگر کار شما کاری پردرآمد و به اصطلاح باکلاس باشد؛ مثلاً اگر پزشک باشید، وکیل باشید، مشاور باشید و یا ورزشکار، باز هم صاحب شغل هستید نه کسبوکار! (البته قضاوت بد نکنید. ما نمیخواهیم بگوییم که داشتن شغل چیز بدی است. فقط میخواهیم با تشریح این دو، نگاهی واضحتر به مسائل داشته باشیم)
اولین مولفه شناخت شغل این است که شخص مجبور به حضور مستقیم در محل کار باشد. اما یک کسب و کار واقعی این طور نیست. صاحب یک کسب و کارفقط از راهدور بر کار خود نظارت میکند و تنها وظیفهاش، جمعآوری پولهایی است که کسبوکارش همچون یک ماشین پولسازی برای او تولید میکند. اگر شما شخصی حرفهای هستید و افراد حرفهای دیگری برای شما کار میکنند و بدون نیاز حضور مستقیم و لحظهبهلحظه شما، شما را به خواستههایتان میرسانند، باید بهتان تبریک گفت.
کسبوکار واقعی، کسبوکاری است که به حضور شما به عنوان مالک، نیاز نداشته باشد تا اگر شما به هر دلیلی قصد ادامه کار را نداشتید، بتوانید آن را به عنوان مجموعه حاضر و آماده با سیستم خودکار به دیگری محول کنید. ارزش واقعی یک کسبوکار و ظرفیت آن برای کسب درآمد، زمانی مشخص میشود که بدون مداخله مستقیم صاحبش چه در تولید محصولات و چه در پرداختها و دریافتهای مالی، به کار خود ادامه دهد. اگر شما یک عنصر حیاتی در تولید محصولات و یا ارائه خدمات هستید و سیستم شما برای ادامه کار خود به حضور مستقیم شما نیاز دارد، این را بدانید که این نیاز دیر یا زود برای شما دردسرساز خواهد شد. اینکه خودتان صاحب یک کسب و کار باشید و خودتان به طور مستقیم در امر فروش و ارائه خدمات دخالت داشته باشید، از دیدگاه سیستماتیک بسیار ارزشمند است؛ اما اگر افراد دیگری تولید و فروش محصولات را برای شما انجام میدهند و سازمان شما بدون حضور لحظهبهلحظه شما برایتان سود خالص ایجاد میکند، ان وقت میتوان گفت که ارزش کسب و کار شما ملموس است. این مدل کسب و کار برای شما همچون یک ماشین تولید پول عمل خواهد کرد و البته برای کسانی که این کسب و کار را بعد از شما تحویل میگیرند. توانایی پیش بردن یک کسب و کار بدون حضور مستقیم صاحب آن و بدون نیاز به امضای او، به این مفهوم است که این کسب و کار یک سیستم کامل، اتوماتیک و سازمان یافته است.
رهبری کسب و کار باید بیشتر وقت خود را صرف تمرکز بر روی هدایت و پیشبرد کسب و کار به سمت سیستم خودکار کند.
مرتب این سوال را از خود بپرسید: چگونه میتوانم برای افزایش کارایی سیستم، پروسهای را که برای تولید محصولات و یا انجام کارهای مهم به آنها نیازمندم، اتوماتیکسازی کنم که بدون نیاز انسان باشد و یا آنها را به دیگران محول کند؟ طوریکه این پروژهها با بیشترین کارایی در مسیر خود به کارشان ادامه دهند! یا حتی بهتر از آن، آیا امکان حذف برخی کارها وجود دارد؟!
اگر کسبوکارتان به شما وابسته باشد شما دیگر صاحب کسبوکار نیستید، فقط یک شغل دارید!
اگر سیستم سازی در کسب و کار خود نداشته باشید، شما مالک کسب و کار نیستید، بلکه فقط صاحب یک شغل هستید! از آن هم بدتر، این بدترین شغل دنیاست! شما نمیتوانید هر زمان میخواهید آن را تعطیل کنید. زیرا اگر بخواهید آن را برای لحظهای تعطیل کنید هیچ پولی به دست نمیآورید. همچنین نمیتوانید محل کارتان را ترک کنید، چون اگر شما نباشید کسی نیست کارتان را انجام دهد. نمیتوانید آن را هر زمانکه میخواهید بفروشید، چون کسی حاضر نمیشود یک شغل را خریداری کند. در این لحظه همانند هر صاحب کسب و کار کوچکی که به این نقطه میرسد احساس ناامیدی میکنید و نسبت به کار خود بدبین میشوید.
سیستم کسبوکار را اداره میکند و کارکنان، سیستم را اداره میکنند.
در یک جمله میتوانیم بگوییم صاحبان کسب و کار کارمندانی بودند که مسئولیت همه کارها با آنها است و توهم صاحب کسب و کار بودن دارند.
وجود چنین مشکلاتی که تقریبا میتوان گفت در اکثر کسب و کارها به وفور دیده میشود باعث شد که ما زمان قابل توجهی صرف تحقیق و پیدا کردن یک راهکار جامع کنیم که هم واقعا کاربردی باشد و هم چالشهای مطرح شده را حل کند. از بین تمامی راه حلهایی که تحقیق و بررسی کردیم، بهترین و تاثیرگذارترین آنها سیستم سازی در کسب و کار بود. اگر با سیستم سازی آشنایی داشته باشید، میدانید که سیستم سازی یعنی: چه کارهایی توسط چه کسانی و چطور انجام شود؟!
برای اجرای چنین سیستمی کافیست فرآیندها و رویههای کاری را که هر روز در کسب و کارتان در حال انجام است مکتوب کنید و مستندات آنها را در اختیار کارمندان بگذارید. با اینکه همین کار تا حد زیادی به انجام درست کارها کمک میکند و خیلی از دغدغههای صاحب کسب و کار را برطرف میکند، ولی همچنان راهکار جامع نیست و بعضی از چالشها حل نخواهد شد! برای مثال فرض کنید سیستم خوبی در کسب و کارتان پیادهسازی کرده باشید و کارها به خوبی انجام شوند، ولی محصول یا خدمات شما فروش خوبی ندارند و یا خودتان نتوانید با رقبا رقابت کنید! یا فرض کنید با وجود سیستم در کارتان، بهرهوری مورد انتظار از کارمندانتان نداشته باشید!
بدتر از همه این موارد هم وجود دارد. آن هم اینکه کارهای اشتباه را سیستم سازی کنید که نتیجه آن چیزی جز سرعت بخشیدن به انجام کارهای اشتباه نیست و کسب و کار با سرعت بیشتری تخریب میشود!
همین موضوع باعث شد که ما با تحقیقات بیشتر و انجام کارهای عملیاتی در سیستم سازی به متدی برسیم که علاوهبر سرعت بخشیدن به انجام کارها و درست انجام شدن کارها، صاحب کسب و کار با حداقل چالشهای گفته شده به اهدافی که میخواهد دست یابد. در واقع آکادمی سیستم سازی سیستایم با هدف فرهنگ سازی و آشنایی افراد فعال در حوزه کسب و کار با معقولهای کلیدی به نام (سیستم سازی) که متاسفانه در ایران به طور شفاف و جامع در مودش صحبت نشده و مهجور واقع شده پایهگذاری شد.
سیستایم ترکیبی از system و time هست که به مهمترین خواسته هر صاحب کسب و کار که داشتن درآمد مطلوب و زمان آزاد میباشد اشاره دارد. با سیستم سازی هم درآمد دلخواه و هم زمان کافی برای لذت بردن از درآمدتان را تجربه خواهید کرد.
در نهایت متد اختصاصی PEP برای اولین بار در ایران در آکادمی سیستایم طراحی شد. ما با این متد به صاحبان کسب و کار کمک میکنیم در طول یک سال سیستمی در کسب و کارشان پیادهسازی کنند که نهتنها درآمدشان افزایش یابد بلکه بدون نیاز به حضور همیشگی در کارشان، رشد درآمدی پایدار و مستمر داشته باشند.
در این متد ما معتقدیم تمامی کسب و کار ها از سه بخش کلی تشکیل شده اند:
1. محصولات یا خدمات (product)
2. کارمندان (employees)
3. فرایند ها (processes)
درواقع متد P E P قویترین متد سیستم سازیست که روی سه موضوع تمرکز دارد. به باور ما فقط با داشتن فرآیندها و رویههای مشخص برای انجام کارها، بیزنسها رشد نمیکنند یا رشدشان در جایی متوقف میشود! هر کسب و کاری باید هم محصولات یا خدماتی خواستنی و ارزشمند به بازار ارائه دهد (product)، هم کارمندانی شایسته را برای انجام کارهای کلیدی بکار بگیرد (employees) و هم فرآیندها و ابزارهای بهینهای برای انجام کلیه امور داشته باشد (processes) تا به اهدافش برسد.
برای ساخت سیستمی پایدار و کارآمد نیاز است که هر سه بخش گفته شده مورد ارزیابی قرار گیرند.
در بخش محصولات یا خدمات که مهمترین بخش هر کسب و کار محسوب میشود، به تحلیل و ارزیابی میزان خواستنی بودن، رقابت، نقاط قوت و ضعف و ارزش و دستاوردی که برای مشتریان ایجاد میشود (مزیت رقابتی شما نسبت به رقبا) میپردازیم. درواقع در این بخش به یک سوال کلیدی پاسخ میدهیم » چرا مشتریان باید از شما خرید کنند و شما را نسبت به رقبا ترجیح دهند؟ پاسخ به این سوال میتواند درآمد شما را بیش از ۴ برابر افزایش دهد.
در بخش کارمندان به بررسی کلیه افراد مشغول در کسب و کار (از مدیریت تا نگهبان) میپردازیم و علاوهبر تستهای شخصیتشناسی که توسط آزمونهای مخصوصی انجام میشوند، میتوانیم تعداد افراد لازم و مهارتها و ویژگیهایی که هر فرد باید داشته باشد تا امور کسب و کار با بالاترین سطح عملکرد انجام شوند را ارزیابی کنیم تا مشخص شود آیا افراد درست برای انجام کار درست انتخاب شده اند یا خیر! و به این سوال مهم پاسخ دهیم که چه کسی، چه کاری را انجام دهد؟ پاسخ به این سوال سرعت انجام کارها و بهرهوری کارمندان را تا ۷۰ درصد افزایش میدهد.
و در بخش فرایندها که همان ستونها و ساختار کلی کسب و کار محسوب میشوند، کلیه فرآیندهایی که در کسب و کار وجود دارند (از فرآیندهای پیچیده مثل فرآیند تولید یا رهبری تا فرآیندهای ساده مثل نظافت یا پذیرایی از مهمان) ارزیابی میشوند تا مشخص شود دقیقا چه خروجیهایی مربوط به چه فرآیندهایی هستند. در واقع نتایج و دست آوردهایی که اکنون در کسب و کار بوجود میآیند حاصل عملکرد فرآیندهایی است که آن نتایج را تولید میکنند. در نتیجه اگر نتایج دلخواه (درآمد بالاتر، فروش بیشتر، بهرهوری بهینهتر) را کسب نمیکنید فقط کافیست فرآیندهای مربوط به این نتایج را تغییر دهید. بر همین اساس در این بخش به این سوال پاسخ میدهیم که همه کارها چطور و با چه ابزارهایی باید انجام شوند؟ پاسخ به این سوال میتواند میزان حضور صاحب کسب و کار در بیزنسش را تا ۷۰ درصد کاهش دهد.
1. فرآیند تحلیل : چطور کسب و کارتان ، رقبا و بازار را تحلیل میکنید؟
2. فرآیند هدف گذاری : چطور هدف گذاری میکنید؟
3. فرآیند استراتژی : چطور استراتژی طراحی میکنید؟ چطور برای رسیدن به اهداف و رقابت با رقبا برنامهریزی میکنید؟
4. فرآیند بازاریابی : چطور بازاریابی میکنید؟ چطور مشتری نسبت محصول یا خدمات شما احساس نیاز کند؟
5. فرآیند فروش : چطور محصولات یا خدماتتان را میفروشید؟
6. فرآیند برندینگ : چطور برای برندتان محبوبیت ایجاد میکنید؟
7. فرآیند محصول یا خدمت : چطور محصولات یا خدماتتان را تولید میکنید؟
8. فرآیند مالی : چطور بخش مالی کسب و کارتان را مدیریت میکنید؟ چطور بودجهبندی میکنید؟
9. فرآیند منابع انسانی : چطور کارمندانتان را استخدام میکنید؟ چطور سطح عملکرد و کارایی آنها را بالا میبرید؟
10. فرآیند رهبری و مدیریت : چطور کسب و کارتان را مدیریت میکنید؟ چطور برنامهریزی میکنید؟
11. فرآیند رهبری و مدیریت : چطور کسب و کارتان را مدیریت میکنید؟ چطور برنامه ریزی میکنید؟
12. فرآیند فروش یا خروج از کسب و کار : جطور میتوانید کسب و کارتان را با بالاترین قیمت بفروشید یا آن را به شخص دیگری واگذار کنید؟
فرآیندهای بالا تاثیرگذارترین فرآیندهایی هستند که مهمترین نتایج را خلق میکنند و هرکدام شامل تعدادی ریزفرآیند هستند و نحوه عملکرد همه آنها بهعنوان یک سیستم باعث بوجود آمدن نتایج کلیدی میشود.
“داشتن درآمد بالا و با ثبات، ارائه خدمات و محصولات باکیفیت و داشتن کارمندانی شایسته باعث ایجاد نتایج موفقیت آمیز نمیشوند؛ بلکه این موارد خود محصول جانبی سیستمی با فرآیندهای اصولی و کاربردی هستند”
در نهایت با پیاده سازی سیستم طبق متد pep، شما به جای صاحب کسب و کار بودن، صاحب سیستمی خواهید بود که بدون نیاز به حضور مستمر شما درآمد پایدار و رو به رشد برایتان خلق کند.
1- تمام صاحبان کسب و کارهایی که میخواهند با صرف زمان کمتر، درآمد بیشتری داشته باشند و به سطح بالاتری از مدیریت دست یابند. چراکه اعتقاد داریم سیستم سازی مدرنترین روش سرمایهگذاری برای تولید درامد بیشتر و کار کمتر است و غایت هر کسب و کاریست.
2- بیزنس کوچها و همه افرادی که به حوزه مدیریت، رهبری و کارآفرینی علاقهمند هستند (دانشجویان رشتههای مدیریتی، مهندسی و علاقهمندان به حوزه کسب و کار و افرادیکه در حال راهاندازی استارتاپ هستند) و میخواهند این مهارت پولساز را بیاموزند و با بکارگیری آن درآمدی جذاب را خلق کنند.
به زبان ساده سیستم سازی از دیدگاه آکادمی سیستایم با متد pep یعنی : چه محصول یا خدماتی ارائه کنیم، به کمک چه کسانی این کار را انجام دهیم و چطور کارها را انجام دهیم تا هم به اهدافمان برسیم و هم نیازی به حضور مداوم ما در کسب و کار نباشد.
اگر به ریشه و هدف راهاندازی کسب و کارها دقت کنید، متوجه میشوید که هر کسب و کاری از روز اول برای رسیدن به اهدافی مشخص و البته ایجاد استقلال مالی برای صاحب کسب و کار راهاندازی شده، ولی بلافاصله بعد از شروع به دلیل عدم وجود سیستم و توجه نکردن به ساختار آن، دچار مشکلات و چالشهایی که قبلا گفتیم میشوند و نه تنها به اهداف و درآمد ایده آل نمیرسند، بلکه حتی رو به افول و انحلال میروند. برای راه اندازی و پیشبرد یک کسب و کار موفق لازم است محصولات و خدماتی ارزشمند تولید کنیم و با بکارگیری افرادی شایسته برای انجام کارهای مهم و ساخت فرآیندها و تهیه ابزارها و تکنولوژیهای به روز، کسب و کار را راهاندازی کنیم و از آن به بعد فقط سیستمهای کسب و کار را مدیریت کنیم، نه کارها را!
تمام کسب و کارهای موفق، موفقیتشان را مدیون سیستمهایشان هستند. درواقع سیستمهای یک کسب و کار تعیین کننده آینده آن کسب و کار هستند.
طبق آمار هاروارد بیزنس تقریبا ۲۰ درصد از مشاغلی که جدید راه اندازی میشوند، در دو سال اول، ۴۵ درصد در ۵ سال اول و ۶۵ درصد در ۱۰ سال اول شکست میخورند و کامل منحل میشوند و فقط ۲۵ درصد از آنها بیشتر از ده سال به فعالیتشان ادامه میدهند و رشد میکنند. مهمترین عامل ماندگاری این ۲۵ درصد سیستم سازی اصولی در کسب و کارشان هست.
اصلا مهم نیست که به تازگی کسب و کاری راه اندازی کردهاید یا چند سال است مشغول فعالیت هستید، اگر میخواهید جز آن ۲۵ درصد باشید، حتما و قطعا نیاز به سیستم سازی در کسب و کارتان دارید.
هدف از سیستم سازی کسب و کار، بهبود عملکرد و بهرهوری آن است. سیستم سازی کسب و کار به معنای طراحی و پیادهسازی سیستمها و فرآیندهایی است که برای مدیریت کسب و کار استفاده میشوند. این سیستمها میتوانند شامل سیستم بازاریابی، سیستم بازرگانی، سیستم فروش، سیستمهای مدیریت منابع انسانی، سیستمهای مالی، سیستمهای تولید و سایر سیستمهای مرتبط با فعالیتهای کسب و کار باشند.
با ایجاد سیستمهای مناسب، کسب و کارها میتوانند بهبودهای قابل توجهی در عملکرد، کیفیت محصولات و خدمات، کاهش هزینهها و افزایش سرعت و دقت فرآیندها را تجربه کنند و در نتیجه، رقابتپذیری و پایداری بیشتری را در بازار به دست آورند.
اگر صاحب مک دونالد میخواست خودش همبرگرها را درست کند یا خودش سیبزمینیها را سرخ کن، هیچگاه نمیتوانست بیش از ۳۶۰۰۰ شعبه در سراسر دنیا داشته باشد.
کسب و کار ها باید سیستم سازی کنند چون:
– مسئولیتپذیری و بهرهوری کارمندان افزایش پیدا میکند.
– صاحب کسب و کار درگیر کارها نیست و زمان کافی برای رسیدگی به خانواده و علایق شخصی، رشد، توسعه و نوآوری در بیزنس و یا راهاندازی کسب و کاری جدید خواهد داشت.
– صاحب کسب و کار به جای مشغول بودن به انجام کارها فرایندها و سیستمها را مدیریت میکند.
– وابستگی فعالیتهای کسب و کار به حضور صاحب کسب و کار و سایر کارمندان کمتر میشود و دیگر نگران نیست که اگر کارمندی کسب و کار را ترک کند، دچار مشکل شود.
– اگر کارمند جدیدی وارد کسب و کار شود با سرعت بیشتری رشد میکند.
– درآمد پایدار و رو به رشد خواهد بود و سیستمها برای صاحب کسبوکار کار میکنند نه صاحب کسب و کار در سیستمها.
– باعث کاهش هزینه، برنامهریزی و کنترل مالی بهتر، بهبود تصمیمگیری درست در مواقع ضروری، پیشبینی درامدها و هزینهها، تخصیص منابع و برنامه ریزی برای سرمایه گذاری، روش درست جمع اوری، ثبت و تحلیل دادههای مالی میشود.
پیش نیاز و لازمه پیاده سازی یک سیستم حرفهای داشتن آگاهی و تسلط به سه موضوع تولید محصول ارزشمند، بکارگیری کارمندان شایسته و ساخت فرآیندها یا همان سیستم سازی هست. درواقع سه مهارت کلیدی که هر مدیر یا صاحب کسب و کار باید به آنها تسلط داشته باشد تا بتواند بیزینسی سودآور و ماندگار بسازد، توانایی تولید محصول با ارزش، بکارگیری افراد شایسته و سیستم سازی هستند.
تولید محصولات یا خدمات با ارزش که مشتریان با اشتیاق بخواهند از آنها استفاده کنند، به دیگران معرفی کنند و در صورت نیاز محصول شما اولین گزینهای باشد که به ذهنشان میرسد، مهمترین وظیفه هر صاحب کسب و کاریست. تا زمانیکه نتوانید ارزش و دستاوردهای عالی برای مشتریانتان خلق کنید نمیتوانید انتظار درآمد یا رشد قابل توجه داشته باشید.
با مهارت بکارگیری افراد شایسته و حرفهای برای انجام امور کسب و کارتان میتوانید بهره وری و سطح عملکرد کسب و کار را تا 70 درصد افزایش دهید. یکی از مهمترین دلایل موفقیت کسب و کار ها استفاده از افراد حرفهای و در عین حال متناسب با نوع کار برای انجام کارها است. سیستمها کسب و کار را اداره میکنند و کارمندان سیستمها را، به همین دلیل اینکه چه افرادی با چه مهارت و ویژگیهایی را بکار بگیرید بسیار مهم و حیاتی است.
و در نهایت با مهارت سیستم سازی میتوانید با صرف وقت، انرژی و هزینه کمتر، سیستمی بسازید که در کوتاهترین زمان ممکن و با بالاترین سطح عملکرد، درامد بیشتر و رشد پایدار داشته باشید.
اگر شما کاری را به ترتیب و با اصول مشخصی انجام دهید و نتیجه مطلوب بگیرید پس فرد دیگری هم میتواند دقیقا مانند شما عمل کند و همان نتیجه را حاصل کند.
1. زمان آزاد برای توسعه فردی، تفریح و تعادل بین کار و زندگی.
2. راه اندازی سایر شعبات یا کسب و کاری جدید.
3. تبدیل شدن به یک مدیر محبوب و مسلط.
4. قرار گرفتن در اکوسیستم رشد و همراهی با افرادی هم انرژی و همفکر با خودتان.
5. همراهی با کوچهای اختصاصی آکادمی سیستایم.
6. سیستم سازی تا ۷۰ درصد بهرهوری نیروها را افزایش میدهد.
7. بیش از ۳۰ درصد سرعت انجام فرآیندها بیشتر میشود.
8. سه تا ده برابر بازدهی فروش را افزایش میدهد.
8. همچنین با ساخت سیستم کسب و کار، نیاز مدیران به استخدام نیرو جدید را بیش از ۵۰ درصد کاهش میدهد.
یکی از موفقترین نمونههای سیستم سازی در کسبوکار، مجموعه فروشگاههای زنجیرهای مک دونالد است!
این مجموعه بزرگ شامل بیش از ۳۶ هزار شعبه در ۱۱۹ کشور دنیا است. هر شعبه از این رستوران، توانایی این را دارد که یک محصول یکسان را مطابق با استانداردهای تعیین شده و خدمات یکسانی را در سراسر دنیا عرضه کند. فرقی نمیکند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبهها استانداردهای یکسانی رعایت میشود و محصولات و خدمات، کاملاً یکسان است.
مک دونالد و سایر رستورانهای زنجیرهای مشابه، مدلی برای کسبوکارهای موفق عرضه کردهاند که مبتنیبر شیوهی خاصی از سیستم سازی است. این سیستم به نحوی طراحی شده است که احتمال هرگونه تغییر و مغایرت در محصولات و خدمات را به صفر میرساند. زمانیکه تصمیم میگیرید یک شعبه از رستوران مک دونالد را تاسیس کنید باید در کلاسها و دورههای آموزشی مخصوص این شرکت، حضور پیدا کنید تا استفاده از این سیستمها را یاد بگیرید و نحوه مدیریت یک رستوران مک دنالد را بیاموزید.
شما به عنوان کارآفرین موفق باید چنین مدلهای موفقی را در ابعاد کسبوکار خود پیادهسازی کنید. با سیستم سازی میتوانید یک سیستم دقیق و برنامهریزی شده را جایگزین خودتان کنید و اشتباهات انسانی را به صفر برسانید.
وقتی بخشی از وظایف شما بر عهدهی سیستم باشد، زمان کافی برای توسعه برند و حتی ایجاد شعبههای دوم و چندم در اختیار دارید.
حتی اگر به تازگی کسبوکاری را راهاندازی کردهاید، در راهاندازی و استفاده از سیستمها تعلل نکنید.
راز موفقیت مک دونالد این بود که سیستمی ساخت که بتواند کارمندان را با کمترین مهارت ممکن در جایگاهها و رتبههای خود به کار بگیرد. به کلمه کمترین مهارت ممکن دقت کنید. زیرا اگر کسب و کار شما وابسته به افراد با تخصص بالا باشد، دیگر تکثیر آن غیرممکن است. چون افراد متخصص معمولاً در بازار کم هستند و همان تعداد نهچندان زیاد هم دستمزد بالایی خواهند گرفت. بنابراین مجبور هستید برای محصول یا خدمتی که ارائه میکنید هزینه بالاتری طلب کرده و نسبت به رقبای خود مزیت رقابتی را از دست بدهید.
راز موفقیت مک دونالد این بود که سیستمی ساخت که بتواند کارمندان را با کمترین مهارت ممکن در جایگاهها و رتبههای خود به کار بگیرد. به کلمه کمترین مهارت ممکن دقت کنید. زیرا اگر کسب و کار شما وابسته به افراد با تخصص بالا باشد، دیگر تکثیر آن غیرممکن است. چون افراد متخصص معمولاً در بازار کم هستند و همان تعداد نه چندان زیاد هم دستمزد بالایی خواهند گرفت. بنابراین مجبور هستید برای محصول یا خدمتی که ارائه میکنید هزینه بالاتری طلب کرده و نسبت به رقبای خود مزیت رقابتی را از دست بدهید.
در سیستم سازی خواهید آموخت چگونه به جای اینکه از افراد حرفهای استفاده کنید، یک سیستم حرفهای طراحی کنید تا افراد معمولی هم بتوانند بر اساس سیستم عملکرد بالایی داشته باشند.
کسب و کارهای بزرگ توسط افراد استثنایی ساخته نمیشوند، بلکه توسط افراد معمولی که کارهای استثنایی میکنند ساخته میشوند. برای اینکه افراد معمولی قادر باشند کارهای استثنایی انجام دهند، سیستمی که بتواند شکاف بین تخصصهای افراد و سطح تخصص موردنیاز کسب و کار شما را پر کند، کاملاً ضروری است و این همان کلید موفقیت مک دونالد است.
اجرا و پیادهسازی سیستم در آکادمی سیستایم با متد P E P شامل 10 مرحله میباشد:
سیستم سازی در کسب و کارها خود به عنوان یک فرآیند در نظر گرفته میشود. فرآیندی که برخلاف سایر فرآیندها نقطه پایان ندارد و به طور مستمر باید ادامه داشته باشد. در واقع سیستمها برای اولین بار در کسب و کارها پیادهسازی میشوند و از آن به بعد توسط صاحب کسب و کار، مدیریت، نظارت و کنترل میشوند و متناسب با شرایط و هدف تعیین شده بهبود مییابند. درنتیجه ما در این 10 مرحله اولین ورژن سیستم در کسب وکار را پیاده سازی میکنیم و سپس فرآیند نحوه مدیریت، نظارت و بهبود سیستمها را در اختیار صاحب کسب و کار قرار میدهیم.
باعث افتخار ما خواهد بود که بتوانیم یک گفتگوی معنادار و نتیجه محور 60 دقیقهای با شما داشته باشیم، به همین دلیل، مشخص کردن زمان دقیق جلسه و آشنایی ما نسبت به کسب و کارتان به این امر کمک زیادی خواهد کرد. لطفا فرم زیر را با دقت و اطلاعات دقیق پر کنید، مشاوران سیستایم در کمتر از 24 ساعت با شما تماس میگیرند.
سیستم سازی در کسب و کار به معنای طرحریزی و سازماندهی فعالیتها و اجزای مختلف یک شرکت یا سازمان است. به وسیلهی سیستم سازی، این فعالیتها و اجزا به شکل یک سیستم منظم و هماهنگ ترتیب داده میشوند تا به بهترین نحو ممکن عمل کنند و اهداف مشخصی را برآورده کنند. به زبان سادهتر، سیستم سازی کمک میکند تا همه چیز در یک کسب و کار هماهنگ و بهینه باشد.
اما صیر کنید تمام ماجرا به همین راحتی اجرا نمیشود! هزاران نکته باریکتر ز مو هم هست که باید برای یک سیستم سازی اصولی از آن آگاه باشید!
در ادامه این مقاله قصد داریم تا شما را با تمام ظرافت ها و تعاریف درست و علمی مطرح در سیستم سازی بیشتر آشنا سازیم. از شما هم دعوت میکنیم تا پایان با ما همراه باشید.
در سیستم سازی کسب و کارها، مفهوم سیستم به معنای یک مجموعه از اجزا یا اقدامات مرتبط است که با هم هدف خاصی را دنبال میکنند.
یک سیستم در کسب و کار، مجموعهای است از اجزا، عناصر، فرآیندها، یا افراد که با هم تعامل میکنند و به یک هدف یا مجموعه اهداف خاص مشترک میپردازند. این اجزا ممکن است بخشهای مختلف کسب و کار، تیمها، سیاستها، فناوریها، یا حتی مشتریان و تأمینکنندگان باشند.
به طور سادهتر، سیستم در کسب و کار همانند یک موجود زنده است که از اجزا و ارتباطات بین آنها برای انجام فعالیتها و دستیابی به اهداف استفاده میکند. سیستم سازی معمولاً به بهبود تنظیم و هماهنگ این اجزا و فرآیندها برای دستیابی به بهترین عملکرد ممکن میپردازد.
سیستم سازی در مفهوم علمی یک رویکرد تحقیقی و مدیریتی است که به بهبود عملکرد و کارایی یک سازمان یا سیستم میپردازد. این رویکرد از دیدگاه علوم مدیریت و مهندسی سیستم به وجود آمده است و با استفاده از اصول و تکنیکهای مختلف، تلاش میکند تا اجزا و زیرسیستمهای یک سازمان را به صورت هماهنگ و موثر به کار گیرد.
سیستم سازی به عنوان یک رویکرد علمی، به مطالعه و بهینهسازی ارتباطات، تعاملات، و ارگانهای مختلف یک سازمان یا سیستم میپردازد تا بهبود کیفیت و کارایی آنها را فراهم آورد. این رویکرد بر ایدهآل به دست آوردن یک نظام هماهنگ از اجزا تأکید دارد تا سازمان به بهترین نحو ممکن عمل کند و اهداف مشخص خود را دستیابی به آنها فراهم کند.
در این رویکرد، سیستم به معنای یک مجموعه از اجزا و زیرسیستمهاست که با هم در یک تعامل پویا قرار دارند و همگی به جلب یک هدف یا مجموعه اهداف مشترک میپردازند. سیستم سازی به وسیله تحلیل و طراحی این تعاملات و ارتباطات، سعی دارد تا از کارایی بالاتری در سازمانها و سیستمها بهرهمند سازد.
سیستم کسب و کار به عنوان یک موجود پیچیده، از اجزا و انواع مختلفی تشکیل شده است که همگی به هم پیوسته و در تعامل با یکدیگر به عملکرد کل سازمان کمک میکنند. این اجزا به صورت عمده به شکل زیر هستند
۱. منابع انسانی (Human Resources): کارکنان و تیمهای کاری که در سازمان مشغول به کار هستند و نقش مهمی در اجرای وظایف و تحقق اهداف دارند.
۳.فناوری اطلاعات (Information Technology): سیستمها، نرمافزارها و فناوریهای اطلاعاتی که برای پشتیبانی از عملیات و انجام فعالیتهای مختلف در سازمان استفاده میشوند.
۲. مالی و اقتصادی (Financial Resources): منابع مالی و اقتصادی شامل سرمایه، درآمد، هزینهها و داراییهای مالی است که سازمان برای فعالیتها و سودآوری خود به آن نیاز دارد.
توجه به این اجزا و مدیریت هماهنگ آنها باعث بهبود کلان سیستم کسب و کار و دستیابی به اهداف مورد نظر میشود.
اصول سیستم سازی در کسب و کار به منظور بهینهسازی عملکرد سازمان و افزایش کارایی در تعاملات داخلی و خارجی تعریف میشوند. این اصول در زمینههای مختلفی اعمال میشوند. در زیر، تعدادی از اصول سیستم سازی در کسب و کار ذکر شدهاند:
آموزش سیستم سازی کسب و کار معمولاً شامل موارد زیر است:
آموزش سیستم سازی کسب و کار میتواند به صورت حضوری یا آنلاین ارائه شود. دورههای حضوری معمولاً جامعتر و عمیقتر هستند، اما دورههای آنلاین نیز میتوانند گزینههای مناسبی باشند.
برای انتخاب یک دوره آموزشی سیستم سازی کسب و کار، باید به عوامل مختلفی مانند سطح دانش خود، اهداف و بودجه توجه کنید. اگر مبتدی هستید، یک دوره آموزشی مقدماتی میتواند گزینه مناسبی برای شما باشد. اگر دانش بیشتری دارید، میتوانید یک دوره آموزشی پیشرفته را انتخاب کنید. همچنین، باید به اهداف خود توجه کنید. اگر قصد دارید سیستم سازی را در کسب و کار خود پیادهسازی کنید، باید یک دوره آموزشی کاربردی را انتخاب کنید. در نهایت، باید به
سیستم سازی سازمانی به فرآیند طراحی و اجرای یک ساختار و فرآیندهای سازمانی برای دستیابی به اهداف و اجتناب از مشکلات مربوط به نظام سازمانی میپردازد. این عمل به بهبود کارایی، انعطافپذیری و توانایی سازمان در مقابل تغییرات در محیط خارجی کمک میکند.
عناصر اصلی سیستم سازی سازمانی عبارتند از:
سیستم سازی فروش یک رویکرد سازمانی است که به بهبود فرآیندها و عملکرد در زمینه فروش میپردازد. این سیستم متمرکز بر بهبود عملکرد تیم فروش، افزایش فروش، و بهبود تجربه مشتری میباشد. عناصر کلیدی آن شامل موارد زیر هستند:
کسب و کارهای کوچک نیز میتوانند از سیستم سازی بهرهمند شوند. در واقع، بسیاری از کسب و کارهای کوچک از این رویکرد برای بهبود عملکرد و مدیریت بهتر استفاده میکنند. سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک به ایجاد نظم در فعالیتها، بهبود فرآیندها، و افزایش بهرهوری کمک میکند.
تحقیقات و اجرای یک سیستم سازی کوچک ممکن است به کسب و کار کمک کند تا منابع خود را به بهترین نحو مدیریت کند و به دستیابی به اهداف خود نزدیکتر شود.
کسب و کارهای کوچک به کسب و کارهایی اشاره دارد که به طور معمول تعداد کارکنان، حجم فروش، و اندازه منابع مالی آنها نسبت به کسب و کارهای بزرگتر کمتر است. این نوع کسب و کارها ممکن است توسط یک یا چند فرد بنیانگذار شده باشند و به صورت محدودتری در مقیاس عمل کنند.
معیارهای مختلفی ممکن است برای تعیین یک کسب و کار به عنوان “کوچک” مدنظر قرار گیرد، اما معمولاً عوامل زیر در نظر گرفته میشوند:
کسب و کارهای کوچک ممکن است تعداد کمتری از کارکنان داشته باشند. برخی معیارها از یک تا ۵۰ نفر به عنوان کسب و کارهای کوچک تعریف میکنند.
کسب و کارهای کوچک معمولاً دارای حجم فروش کمتری هستند نسبت به شرکتهای بزرگتر
سرمایهگذاری و منابع مالی کمتر در کسب و کارهای کوچک معمولاً انجام میشود.
کسب و کارهای کوچک ممکن است توسط یک یا چند شخص به صورت خصوصی یا خانوادگی اداره شود.
بسیاری از کسب و کارهای کوچک به یک نیاز یا بازار خاص خدمت میکنند.
معمولاً تعریف دقیقتر و استفاده از معیارهای محلی و ملی میتواند به شرایط خاص هر کشور یا صنعت بستگی داشته باشد.
در کسب و کارهای کوچک، برخی فعالیتها و اولویتها به عنوان مهمترین عوامل برای موفقیت در نظر گرفته میشوند. به عنوان مثال:
تعیین نقاط قوت و ضعف رقبا
تعیین بازارهدف و استراتژی بازاریابی مناسب
نترل هزینهها و بهینهسازی مدیریت مالی
برنامهریزی مالی دقیق
ارتقاء خدمات مشتری و ارتباطات فعّال
استفاده از اطلاعات مشتری برای بهبود محصولات یا خدمات
استفاده از ابزارهای فناوری مناسب برای افزایش اثربخشی
حضور در فضای آنلاین و استفاده از راهکارهای تکنولوژیک
تعیین اولویتها و بهبود مدیریت زمان
تقسیم وظایف موثر بین تیم کاری
برقراری روابط قوی با تامینکنندگان
مدیریت موجودیها و بهینهسازی زنجیره تأمین
توسعه مهارتهای تیم کاری
آموزش مداوم به کارکنان
اعمال سیاستهای امنیتی برای حفاظت از اطلاعات
پشتیبانگیری منظم از دادهها
انجام تحقیقات بازار و مشتریان
فعالیت در زمینه نوآوری و توسعه محصولات
هر کسب و کاری ممکن است نیازهای خاص خود را داشته باشد، اما این فعالیتها به عنوان اصول عمومی میتوانند به کسب و کارهای کوچک کمک کنند تا بهبودی مستمر داشته باشند.
چرخه دمینگ یا PDCA (Plan-Do-Check-Act) یک مدل مدیریتی برای بهبود مستمر فرآیندها است. این چرخه توسط ویلیام ادواردز دمینگ ارائه شده و شامل چهار مرحله اصلی است:
چرخه دمینگ به عنوان یک فرآیند مدیریتی چابک و انعطافپذیر، در محیط کسب و کارهای کوچک میتواند به بهبود سریعتر و تصمیمگیری بهتر کمک کند.
برخی از مشکلات رایج در کسبوکارهای بزرگ عبارتند از:
برای حل این مشکلات، کسبوکارهای بزرگ نیاز به رویکردها و سیاستهای مناسب در زمینه مدیریت، انعطافپذیری، و ارتقاء فرایندها دارند.
برخی از مشکلات رایج در کسبوکارهای کوچک عبارتند از:
راهحلهای موثر برای مقابله با این مشکلات شامل توسعه مهارتها، برنامهریزی دقیق، استفاده بهینه از فناوری، همکاری با سایر کسبوکارها و ارتقاء فرآیندها میباشد.
سیستم سازی برای کسب و کارها مزایای زیادی دارد، از جمله:
سیستم سازی یک فرآیند مستمر است. شما باید دائماً فرآیندهای خود را بررسی و بهبود دهید تا مطمئن شوید که کارآمد و موثر هستند. در ادامه به بررسی این مزایا برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ خواهیم پرداخت.
برخی از فواید سیستم سازی برای کسب و کارهای بزرگ عبارتند از:
برخی از فواید سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک عبارتند از:
این مزایا به شرکتهای بزرگ و کوچک کمک میکنند تا به بهترین شکل ممکن منابع و فعالیتهای خود را مدیریت کنند و در مقابل چالشها و تغییرات بازار آماده باشند.
احتمال نیاز به سیستمسازی در یک کسب و کار به عوامل متعددی بستگی دارد. برخی نشانهها و علل ممکن عبارتند از:
اصلا مهم نیست که به تازگی کسب و کاری راه اندازی کرده اید یا چند سال است مشغول فعالیت هستید ، اگر می خواهید جز آن ۲۵ درصد باشید ، حتما و قطعا نیاز به سیستم سازی در کسب و کارتان دارید.
شغل و کسب و کار دو مفهوم مختلف هستند و به جوانب مختلفی از فعالیت انسان در ارتباط با درآمد و اشتغال میپردازند. این دو مفهوم از نظر ماهیت و ویژگیها تفاوتهای زیادی دارند:
تفاوت اساسی میان شغل و کسب و کار در ماهیت فعالیت است. شغل به عنوان یک وظیفه یا پست کاری در یک سازمان تعریف میشود و ارتباط مستقیم با درآمد فرد دارد. در مقابل، کسب و کار به عنوان یک فعالیت اقتصادی جهت تولید محصولات یا ارائه خدمات با هدف کسب درآمد و سود تعریف میشود و اغلب این فرآیند توسط کسبوکارداران یا کارآفرینان رهبری میشود.
تعیین اصول کسبوکار به عنوان یک مرحله اساسی در راهبرد و مدیریت کسبوکار بسیار مهم است. اصول کسبوکار مبتنی بر ارزشها، اهداف، و رویکردهای شما به تجارت هستند. در زیر چند مرحله را برای تعیین اصول کسبوکار شما مطرح میکنم:
۱. تعریف ارزشها
شناخت ارزشهای شخصی و ارزشهایی که میخواهید کسبوکار شما بر اساس آنها عمل کند. این ارزشها اصول اخلاقی، ایدئولوژیها، و اهداف بلندمدت شما را باید پوشش دهند.
۲. تعیین اهداف اصلی
مشخص کنید که هدف اصلی کسبوکار شما چیست. آیا میخواهید سودآوری بالایی داشته باشید؟ آیا روی ارائه خدمات با کیفیت تمرکز دارید؟ اهدافتان را به صورت محدد و قابل اندازهگیری تعریف کنید.
۳. تجسم مشتریان هدف
شناسایی مشتریان هدف و نیازها و ترجیحات آنها. تعیین کنید چگونه میتوانید به بهترین شکل ممکن نیازهای آنها را برطرف کنید
۴. تعیین مزایای رقابتی
بازار را بررسی کرده و مزایای رقابتی خود نسبت به سایرین را تعیین کنید. این مزایا ممکن است از طریق کیفیت محصول، قیمت مناسب، خدمات برتر، یا نوآوری باشد.
۵. مدل کسبوکار
انتخاب یک مدل کسبوکار که با اهداف و ارزشهای شما هماهنگ باشد. مثالهایی از مدلهای کسبوکار شامل فروش مستقیم، اشتراک، فراهم کننده خدمات، و …
۶. استراتژی بازاریابی
مشخص کنید چگونه قصد دارید به مشتریان خود برسید و چگونه برند خود را به بازار معرفی کنید. استراتژی بازاریابی به تعیین موقعیت و تفاوت شما نسبت به رقبا کمک میکند.
۷.استفاده از بازخورد
بازخورد مشتریان و عملکرد کسبوکار خود را مداوم ارزیابی کنید و اصول کسبوکار را با تغییرات بازخورد بهبود دهید
تعیین اصول کسبوکار نقش اساسی در هدایت راهبرد و انتخاب تصمیمات درست برای کسبوکار شما دارد. این اصول هدایتکننده اصلی برنامهریزی و عملکرد روزانه شما خواهند بود.
۱. هزینه و زمان: اجرای یک سیستم سازی ممکن است نیازمند هزینه و زمان زیادی باشد. مدیران ممکن است احساس کنند که این هزینه و زمان به موقعیت کنونی کسبوکار آنها مناسب نیست.
۲. عدم فهم کامل: ممکن است مدیران درک کاملی از اهمیت سیستم سازی نداشته باشند یا ندانند چگونه این فرآیند میتواند به بهبود عملکرد و اثربخشی کمک کند.
۳.مقاومت در تغییر: ترس از مقاومت کارکنان در برابر تغییرات میتواند یک مانع برای سیستم سازی باشد. برخی از افراد ممکن است در برابر تغییرات مختلف مقاومت کنند.
۴. فرآیندها وابسته به افراد: در برخی موارد، فرآیندها بیشتر به افراد وابسته هستند تا به سیستم. این امر ممکن است مدیران را از انجام سیستم سازی باز دارد.
۵.عدم دسترسی به منابع: ممکن است کمبود منابع مالی، انسانی یا فنی مانع از انجام یک پروژه سیستم سازی کامل باشد.
۶. اولویتبندی نادرست: نادرست تشخیص دادن اولویتها و نداشتن دیدگاه درازمدت ممکن است منجر به انتخابهای غیرمنطقی در مدیریت کسبوکار شود.
۷. احتمال خطا و خطر: ترس از اینکه پیادهسازی سیستم جدید ممکن است با مشکلات یا خطاها همراه باشد، میتواند یک مانع باشد.
برای مدیرانی که میخواهند سیستم سازی انجام دهند، میتوان گامهای زیر را در نظر گرفت:
۱. تعیین اهداف و ارزشها: شناسایی اهداف کلان کسبوکار و ارزشهای مهمی که میخواهید در سازمان ترویج کنید.
۳. انتخاب مدل کسبوکار: تعیین مدل کسبوکاری که با اهداف و ارزشهای شما هماهنگ باشد. مثلاً مدل مستقیم، اشتراک، خدمات و…
۵. پیادهسازی و آموزش: شروع فرآیند پیادهسازی سیستم جدید و ارائه آموزشهای لازم به کارکنان.
۷. ارزیابی و بهبود مداوم: ایجاد یک فرآیند ارزیابی مداوم برای اطمینان از اینکه سیستم به درستی عمل میکند و بهبودهای لازم اعمال میشود.
۹. حفاظت اطلاعات: اعمال سیاستها و تدابیر امنیتی برای حفاظت اطلاعات حیاتی سازمان.
۲. تحلیل و بهینهسازی فرآیندها: بررسی دقیق فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف و مواردی که نیاز به بهینهسازی دارند.
۴. انتخاب سیستم اطلاعاتی: انتخاب یک سیستم اطلاعاتی که توانایی پشتیبانی از فرآیندهای جدید و اهداف کسبوکار را داشته باشد.
۶. مدیریت تغییرات: مدیریت فرآیند تغییرات با اطمینان از اینکه تیم واکنش مثبتی به تغییرات دارد و مشکلات احتمالی مدیریت میشوند.
۸. تقویت فرهنگ سازمانی: ایجاد یک فرهنگ سازمانی که از ارتباط و همکاری بین تیمها حمایت کرده و با ارزشها و اهداف کسبوکار هماهنگ باشد.
همچنین، مدیران میتوانند با استفاده از تجربیات و بازخوردهای مستمر، به مرور زمان سیستم سازی را بهبود دهند و با چالشهای جدید مواجه شوند.
دریافت اطلاعات کامل نحوه اجرای سیستم سازی در کسب و کار و آشنایی بیشتر با آکادمی سیستایم
آیا تا به حال شده به این فکر کنید که مشکلات کسب و کار شما چه مواردی هستند و راه حل آنها چیست؟ با تحلیل و عارضه یابی کسب و کار می توانید در کمترین زمان ممکن این دلایل را شناسایی کنید
برای درخواست مشاوره سیستم سازی و سایر خدمات شماره تماستان را ارسال کنید
آکادمی سیستم سازی سیستایم با هدف فرهنگ سازی و آشنایی افراد فعال در حوزه کسب و کار با معقوله ای کلیدی به نام (سیستم سازی) که متاسفانه در ایران به طور شفاف و جامع در مودش صحبت نشده و مهجور واقع شده پایه گذاری شد. سیستایم ترکیبی از system و time هست که به مهمترین خواسته هر صاحب کسب و کار که داشتن درآمد مطلوب و زمان آزاد می باشد اشاره دارد. با سیستم سازی هم درآمد دلخواه و هم زمان کافی برای لذت بردن از درآمدتان را تجربه خواهید کرد.
بیزینس کوچ های آکادمی سیستایم آماده ارائه مشاوره و صحبت در مورد چالش های کسب و کار شما هستند
همین حالا با ما تماس بگیرید
مدرن ترین سرمایه گذاری
تصمیمگیری آگاهانه برای کسب و کار
مهمترین دلیل رشد کسب و کار ها
شاه کلید رفتن به سطح بالاتر
نقشه گنج کسب و کار ها
راه های ارتباطی
تمام حقوق این سایت محفوظ است
باعث افتخار ما خواهد بود که بتوانیم یک گفتگوی معنا دار و نتیجه محور ۶۰ دقیقه ای با شما داشته باشیم، به همین دلیل مشخص کردن زمان دقیق جلسه و آشنایی ما نسبت به کسب و کارتان به این امر کمک زیادی خواهد کرد. لطفا فرم زیر را با دقت و اطلاعات دقیق پر کنید ، مشاوران سیستایم در کمتر از ۲۴ ساعت با شما تماس می گیرند.
باعث افتخار ما خواهد بود که بتوانیم یک گفتگوی معنا دار و نتیجه محور ۶۰ دقیقه ای با شما داشته باشیم، به همین دلیل مشخص کردن زمان دقیق جلسه و آشنایی ما نسبت به کسب و کارتان به این امر کمک زیادی خواهد کرد. لطفا فرم زیر را با دقت و اطلاعات دقیق پر کنید ، مشاوران سیستایم در کمتر از ۲۴ ساعت با شما تماس می گیرند.