تحلیل فرایند کسب و کار (Business Process Analysis – BPA) فرایندی است که در آن فعالیت‌ها، وظایف و جریان‌های کاری یک سازمان بررسی و ارزیابی می‌شوند تا عملکرد بهبود یابد و کارایی افزایش یابد. این تحلیل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای موجود را درک کنند، نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنند و راهکارهایی برای بهبود ارائه دهند. در ادامه با ما همراه باشید تا تحلیل فرآیند کسب و کار و نکاتی که موجب بهبود بیزینس‌ها می‌شود را بررسی کنیم.
چه موقع باید از تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار استفاده کنید؟
تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار در شرایط و موقعیت‌های مختلفی می‌تواند مورداستفاده قرار گیرد. از جمله این موقعیت‌ها عبارت‌است از:
- زمانی که مشاهده می‌شود فرایندها به‌صورت کارآمد اجرا نمی‌شوند و بهره‌وری کاهش‌یافته است.
- اگر زمان تحویل خدمات یا محصولات بیش از حد طولانی می‌شود.
- درصورتی‌که منابع مالی، انسانی یا مادی به هدر می‌رود و نیاز به شناسایی و رفع هدررفت‌ها وجود دارد.
- برای بهبود کیفیت خدمات یا محصولات
- هر وقت که فرایندهای جدید معرفی می‌شوند یا فرایندهای موجود نیاز به بازبینی و بهبود دارند.
- پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی جدید مانند تبدیل فرایندهای دستی به اتوماسیون
- زمانی که همکاری بین تیم‌ها ناکارآمد است و بهینه‌سازی تعاملات ضروری است.
در نهایت می‌توان به‌این‌ترتیب نتیجه گرفت که تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار ابزاری قدرتمند برای شناسایی و بهبود نقاط ضعف، افزایش کارایی و کیفیت، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری است. این تحلیل در مواقع مختلفی از جمله کاهش کارایی، افزایش هزینه‌ها، تغییرات سازمانی، پیاده‌سازی سیستم‌های جدید، بهبود هماهنگی بین واحدها، انطباق با قوانین، نوآوری و واکنش به تغییرات بازار و رقابت استفاده می‌شود.
نقاط قوت و محدودیت ها در تحلیل فرایندهای کسب و کار
مانند هر سیستمی این فرایند هم مزایا و معایب خاص خودش را دارد. در ادامه به بررسی نقاط قوت و محدودیت‌های آن می‌پردازیم.
نقاط قوت تحلیل فرایند کسب و کار
- شناسایی و حذف فعالیت‌های غیرضروری و تکراری که منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان می‌شود.
- بهبود فرایندها می‌تواند کیفیت محصولات و خدمات را افزایش دهد و میزان خطاها و نقص‌ها را کاهش دهد.
- با شناسایی هدررفت‌ها و بهره‌برداری بهینه از منابع، هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.
- بهبود فرایندها می‌تواند زمان تحویل و کیفیت خدمات را بهبود بخشد و در نتیجه رضایت مشتریان را افزایش دهد.
- مستندسازی دقیق فرایندها و ایجاد نمودارهای فرایندی می‌تواند به ایجاد شفافیت در سازمان کمک کند و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را واضح‌تر کند.
- این روش می‌تواند به شناسایی و مدیریت تغییرات سازمانی کمک کند و فرایندهای جدید را به‌صورت کارآمدتر پیاده‌سازی کند.
- تحلیل فرایندها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا عملکرد خود را به‌صورت مستمر پایش کنند و بهبودهای لازم را اعمال کنند.
محدودیت ها و نقاط ضعف تحلیل فرایند کسب و کار
- تحلیل فرایندهای کسب و کار می‌تواند زمان‌بر و پرهزینه باشد، به‌ویژه اگر فرایندها پیچیده و گسترده باشند.
- کارکنان و مدیران ممکن است در برابر تغییرات مقاومت کنند و این می‌تواند اجرای تحلیل و بهبود فرایندها را دشوار کند.
- تحلیل فرایندهای پیچیده و بین واحدی ممکن است نیاز به دانش و مهارت‌های خاص داشته باشد که در دسترس نباشد.
- دسترسی به داده‌های دقیق و کامل برای تحلیل ممکن است دشوار باشد و داده‌های ناقص یا نادرست می‌تواند نتایج تحلیل را تحت‌تأثیر قرار دهد.
- تمرکز بیش از حد بر جزئیات می‌تواند منجر به فراموشی تصویر کلی و اهداف استراتژیک سازمان شود.
- استفاده از ابزارها و فناوری‌های نامناسب می‌تواند کارایی تحلیل فرایندها را کاهش دهد و نتایج دقیقی را به‌همراه نداشته‌باشد.
- فرایندها نیاز به پایش و به‌روزرسانی مستمر دارند و عدم انجام این کار می‌تواند باعث قدیمی شدن اطلاعات و ناکارآمد شدن تحلیل شود.
بیشتر بخوانید: یکی از معروف‌ترین روش‌های تحلیل کسب و کار سوات SWOT است؛ برای کسب اطلاعات بیشتر پیشنهاد ما خواندن مقاله‌ی تحلیل سوات SWOT چیست و چگونه در کسب و کار به ما کمک می کند؟ است.
مراحل تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری
- اهداف را مشخص و تعریف کنید
اهداف تحلیل فرایندهای تجاری به‌طورکلی شامل بهبود عملکرد، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری است. اهداف تحلیل فرایندهای تجاری باید به‌صورت دقیق و قابل‌اندازه‌گیری تعریف شوند تا بتوان به طور مؤثری فرایندها را بهبود بخشید و به نتایج مطلوب دست‌یافت. این اهداف نه‌تنها به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند، بلکه باعث افزایش رضایت مشتریان و تطبیق با تغییرات محیطی و قانونی می‌شوند.
- فرایند را شناسایی و تعریف کنید
شناسایی فرایندهای کسب و کار یکی از مراحل ابتدایی و حیاتی در تحلیل فرایندهای تجاری است. این مرحله شامل تعیین تمامی فرایندهایی است که در سازمان وجود دارند و نقشی در عملکرد کلی آن ایفا می‌کنند. شناسایی فرایندهای کسب و کار به درک دقیق‌تر از عملکرد سازمان و شناسایی فرصت‌های بهبود کمک می‌کند. این کار نیازمند جمع‌آوری اطلاعات جامع، مصاحبه با ذی‌نفعان کلیدی و استفاده از ابزارهای مناسب برای مستندسازی فرایندها است. با شناسایی دقیق فرایندها، سازمان می‌تواند گام‌های بعدی در بهبود کارایی و بهره‌وری را با اطمینان بیشتری بردارد.
- جمع‌آوری اطلاعات
جمع‌آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار یک مرحله حیاتی است که به شناسایی و درک عمیق‌تر از فرایندهای موجود کمک می‌کند. این اطلاعات پایه‌ای برای شناسایی نقاط قوت و ضعف، تنگناها و فرصت‌های بهبود فراهم می‌کند.
جمع‌آوری اطلاعات به درک عمیق‌تر از وضعیت فعلی و شناسایی فرصت‌های بهبود کمک می‌کند. استفاده از روش‌های مختلف مانند مصاحبه‌ها، جلسات گروهی، مشاهده مستقیم، بررسی اسناد، پرسش‌نامه‌ها، تحلیل داده‌ها و استفاده از ابزارهای مدل‌سازی می‌تواند به جمع‌آوری اطلاعات جامع و دقیق کمک کند. با این اطلاعات، سازمان می‌تواند فرایندهای خود را بهینه‌سازی کرده و به اهداف بهبود عملکرد دست یابد.
- فرایند آن را ترسیم کنید
ترسیم فرایند جمع‌آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار به‌صورت یک نمودار جریان کار (Flowchart) می‌تواند به درک بهتر مراحل و فعالیت‌های مختلف کمک کند.
این فرایند به شما کمک می‌کند تا اطلاعات جامع و دقیقی درباره فرایندهای کسب و کار خود جمع‌آوری کنید و از این اطلاعات برای تحلیل و بهبود فرایندها استفاده کنید. استفاده از نمودارهای جریان کار می‌تواند به شفاف‌سازی مراحل و فعالیت‌های مختلف کمک کند و فرایند را برای تمامی اعضای تیم و ذی‌نفعان قابل‌درک‌تر کند.
- فرایند را تجزیه و تحلیل کنید
تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار شامل مراحل مختلفی است که به شناسایی، مستندسازی، ارزیابی و بهبود فرایندها کمک می‌کند. این فرایندها می‌توانند شامل مواردی مانند تولید، فروش، خدمات مشتری، منابع انسانی و غیره باشند.
تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار یک فرایند جامع و مستمر است که به شناسایی و بهبود مستمر فرایندهای سازمانی کمک می‌کند. با استفاده از این مراحل، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشیده، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتریان را افزایش دهند. استفاده از ابزارهای مدل‌سازی و تحلیل مانند BPMN، ابزارهای داده‌کاوی و نرم‌افزارهای مدیریتی نیز می‌تواند به بهبود کارایی و دقت در تحلیل فرایندها کمک کند.
- پتانسیل بهبود فرایند کسب و کار را مشخص کنید
وحالا وقت آن رسیده است که اهدافی را که تعیین کرده‌اید دوباره از نظر بگذرانید. هر گونه فعالیت و فرایندی که در پیش گرفته‌اید باید شما را به این اهداف نزدیک‌تر کند.
تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار
- تکنیک تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
یکی از قدرتمندترین ابزار در دست مدیران برای تحلیل فرایند کسب و کار است. به این معنا که فاصله بین نتایج واقعی به‌دست‌آمده و نتایجی که باتوجه‌به برنامه‌ریزی‌ها باید به دست می‌آمد در این تکنیک مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
- تکنیک تجزیه و تحلیل ارزش‌افزوده (Value-added Analysis)
هر فعالیت در یک فرایند به طور دقیق مورد ارزیابی قرار می‌گیرد تا مشخص شود که این فعالیت به نیاز مشتریان و خواست سهام‌داران کمک می‌کند یا خیر. به عبارت بهتر این ارزیابی به‌نوعی ارزیابی کیفی محسوب می‌شود.
- تکنیک تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای (Root cause analysis)
به عبارتی بهتر باید بگوییم که این تکنیک مصداق بارز این ضرب‌المثل است که عاقل از یک سوراخ دو بار گزیده نمی‌شود! مشکلات و اشتباهات گذشته در این تکنیک مورد بررسی قرار داده می‌شود تا به‌نوعی از تکرار آن در آینده پیشگیری به عمل آید.
- تکنیک مشاهده (Observation)
در برخی موارد از این تکنیک استفاده می‌شود. مانند اینکه موضوعی جدید باشد و اطلاعات به‌اندازه کافی موجود نباشد و یا اینکه اطلاعات بیشتر و دقیق‌تری باید جمع‌آوری شود تا بتوان از تحلیل‌ها استفاده کرد.
- تکنیک بررسی تجربی (Experience Examination)
یکی از منابع خوب برای جمع‌کردن اطلاعات ارزشمند ارتباط‌گرفتن با کارکنان و به‌دست‌آوردن اطلاعاتی است که به‌صورت تجربی به دست می‌آید. این اطلاعات هم‌چون گنجینه‌های ارزشمند برای تحلیل فرایند کسب و کار خواهند بود.
روش های متداول در تحلیل فرایندهای کسب و کار
- روش SIPOC
در این روش تحلیل جدولی کشیده می‌شود و ورودی‌ها و خروجی‌ها به‌صورت کامل اما به طور خلاصه در آن نمایش داده می‌شود. به‌این‌ترتیب یک نمای کلی از فرایند به دست می‌آید که می‌تواند در تحلیل فرایند کسب و کار مورداستفاده قرار گیرد.
- نقشه‌برداری جریان ارزش (VSM)
وقتی روند بهبود مراحل مختلف یک فرایند را به‌صورت تصویری دربیاوریم، در واقع از نقشه‌برداری جریان ارزش استفاده کرده‌ایم. در این روش ارتباطات بین بخش‌ها و گروه‌های مختلف به‌خوبی نمایش داده می‌شود و به‌این‌ترتیب می‌توان بهتر بر تحلیل فرایند کسب و کار احاطه داشت.
ابزارهای مشترک برای تحلیل فرایندهای کسب و کار
برای تحلیل فرایندهای کسب و کار، ابزارهای مختلفی وجود دارد که هر کدام با ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاص خود، به بهبود فرایندها و افزایش کارایی کمک می‌کنند. در ادامه به برخی از ابزارهای مشترک و پرکاربرد برای تحلیل فرایندهای کسب و کار اشاره می‌شود:
- نمودارهای جریان کار (Flowcharts)
این نمودارها ابزارهای تصویری ساده برای نمایش مراحل و جریان‌های کاری هستند.
- نمودارهای BPMN (Business Process Model and Notation)
این نمودارها هم در واقع یک استاندارد برای مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار که از نمادهای مشخص و تعریف شده استفاده می‌کند.
- نمودارهای SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers)
از جمله ویژگی‌های این نمودارها نمایش‌دهنده تأمین‌کنندگان، ورودی‌ها، فرایند، خروجی‌ها و مشتریان
- تحلیل SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
با استفاده از آن تحلیل نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها امکان‌پذیر است.
- نمودارهای علت و معلول Fishbone Diagrams))
برای شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات در فرایندها مورداستفاده قرار می‌گیرند.
- نرم‌افزارهای BPMS (Business Process Management Software)
نرم‌افزارهایی هستند که برای طراحی، تحلیل، اجرا و پایش فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شوند.
استفاده از این ابزارها می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرایندهای خود را بهبود بخشند، کارایی را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتریان را بهبود بخشند. انتخاب ابزار مناسب بستگی به نیازها، پیچیدگی فرایندها و منابع در دسترس سازمان دارد.
تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار را با تجزیه و تحلیل کسب و کار اشتباه نگیرید!
دو مفهوم تجزیه کسب و کار و همچنین تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار در عین‌حال که در برخی موارد با هم نقاط مشترکی دارند، اما در واقع دو مفهوم مجزا از هم هستند. در تحلیل کسب و کار موارد متعددی مورد بررسی قرار می‌گیرد؛ مانند بازاریابی، امور مالی، امور مربوط به استخدام و کاهش هزینه‌ها. اما تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار یک شیوه مدیریتی است و برای فعالیت‌هایی که در یک سازمان انجام می‌شود اعمال می‌گردد. هدف از آن پیداکردن مشکلات و بهینه‌سازی فرایندهای در حال انجام است. در این مورد تمام تحلیل‌ها در این راستا انجام می‌شود که آیا سیستم به اهداف تعیین‌شده‌اش می‌رسد یا خیر
