سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟ و چرا سازمان‌ها به این سیستم عملکردی نیاز دارند؟ زیر سیستم ارزیابی عملکرد شامل چه بخش‌هایی می‌شود؟ همان‌طور که فعالیت‌های سازمانی گسترش می‌یابد و پیچیده‌تر می‌شود، از فرایندهای متعددی برای کنترل کارکنان و بالابردن بهره‌وری آنها استفاده می‌شود. یکی از این روش‌ها که به‌صورت دوره‌ای در سازمان‌ها اجرا می‌شود، سیستم ارزیابی عملکرد است. به عبارتی دقیق‌تر می‌توان گفت که:
سیستم ارزیابی عملکرد یک روش سازماندهی است که به‌منظور اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد افراد یا گروه‌ها در یک سازمان به کار می‌رود. این نوع سیستم سازی کسب و کار معمولاً شامل تعیین اهداف، اندازه‌گیری عملکرد، بازخورد و ارزیابی نتایج است تا به بهبود کارایی و توسعه کارکنان کمک کند.
توجه داشته باشید که این فعالیت به‌صورت سالیانه انجام می‌شود. به‌این‌ترتیب که در ابتدای سال اهداف برای کارکنان تعیین می‌شود و کارکنان یک سال فرصت دارند تا به اهداف تعیین شده برسند. در پایان سال نتایج مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. نکته مهم در این شیوه، این است که کارکنان در طول سال هیچ‌گونه بازخوردی از فعالیت‌های خود دریافت نمی‌کنند و برای دیدن نتایج تا پایان سال به فعالیت‌های خود ادامه می‌دهند.
اما به‌راستی چرا این ارزیابی برای تعیین وضعیت عملکرد پرسنل اهمیت دارد؟ این مورد را در بخش بعدی مورد بررسی قرار می‌دهیم.
چرا ارزیابی عملکرد پرسنل اهمیت دارد؟
شاید بتوان گفت مهم‌ترین دلایلی که ارزیابی عملکرد پرسنل را مهم کرده‌اند عبارت است از:
- تعیین عملکرد مؤثر
این سیستم به سازمان کمک می‌کند تا عملکرد مؤثر و موفقیت پرسنل را ارزیابی کند و برنامه‌های بهبود را تدوین کند.
- بالابردن انگیزه
ارزیابی عملکرد می‌تواند به پرسنل انگیزه بخشیده و آنها را به جلب بهترین عملکرد ممکن تشویق کند.
- توسعه مهارت‌های حرفه‌ای
از طریق ارزیابی عملکرد، نقاط قوت و ضعف پرسنل مشخص می‌شوند در نتیجه آنها می‌توانند مهارت‌های حرفه‌ای خود را ارتقا ببخشند.
- تصمیم‌گیری‌های سازمانی
ارزیابی عملکرد به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های مهم مدیریتی، از جمله ارتقاء، آموزش، یا تغییرات در توزیع مسئولیت‌ها را انجام دهند.
- ارتباطات سازمانی
این سیستم می‌تواند ارتباطات داخلی سازمان را بهبود بخشد و انتظارات کارکنان را شفاف‌تر کند.
- تعادل در توزیع منابع
مدیران می‌توانند بااطلاع از عملکرد پرسنل، به بهترین شکل ممکن منابع را در بین افراد توزیع کنند و با این کار موجب بالارفتن بهره‌وری سازمان شوند.
با درنظرگرفتن این موارد به‌خوبی می‌توان درک کرد که چگونه استفاده از سیستم ارزیابی عملکرد می‌تواند در بالابردن کارایی سازمان‌ها مؤثر واقع شود.
حالا نوبت به شناخت ویژگی‌های یک سیستم ارزیابی عملکرد می‌رسد.
بیشتر بخوانید: اگر به دنبال از اطلاعاتی درمورد نحوه‌ی سیستم سازی منابع انسانی کسب و کار خود هستید توصیه ما به شما خواند مقاله سیستم سازی منابع انسانی چیست؟ است.
ویژگی‌های یک سیستم ارزیابی عملکرد
بسیار مهم است که با ویژگی‌های یک سیستم ارزیابی عملکرد آشنا باشید تا لزوم به‌کارگیری آن را بیش‌ازپیش درک کنید. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
- شفافیت
سیستم باید شفافیت داشته باشد تا پرسنل بتوانند فرایند ارزیابی را درک کنند و انتظارات را درست متوجه شوند.
- اهداف مشخص
اهداف ارزیابی باید روشن و مشخص باشند تا پرسنل بتوانند به طور واضح بدانند چه چیزی از آنها انتظار می‌رود.
- به‌روزرسانی منظم
سیستم باید قابلیت به‌روزرسانی داشته باشد تا با تغییرات در شغل و سازمان هماهنگ شود.
- تعادل بین کمیت و کیفیت
سیستم باید توازن مناسبی بین اندازه‌گیری‌های کمی (مثل اهداف عددی) و اندازه‌گیری‌های کیفی (مثل مهارت‌ها و رفتارها) داشته باشد و این بهترین شیوه ارزیابی عملکرد به شمار می‌رود.
- عدم تبعیض
باید اطمینان حاصل شود که ارزیابی‌ها به‌عنوان یک فرصت برابر برای همه اعضای سازمان فراهم شده باشد و از تبعیض جلوگیری به عمل آید.
- اطمینان از قابلیت اندازه‌گیری
سیستم باید قابلیت اندازه‌گیری به شکل دقیق و قابل‌اعتماد را داشته باشد تا نتایج ارزیابی معتبر باشند.
- مشارکت کارکنان
باید پرسنل در فرایند ارزیابی مشارکت داشته باشند تا احساس تعهد و مشارکت در بهبود عملکرد خود داشته باشند.
اگر یک سیستم ارزیابی عملکرد این ویژگی‌ها را داشته باشد، می‌توان گفت که به بهترین شکل ممکن می‌تواند از عهده وظایفش برآید!
اهداف سیستم ارزیابی عملکرد
شاید برایتان این پرسش مطرح شده باشد که اهداف سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟ باید بگوییم که این می‌تواند یکی از پرسش‌های کلیدی در درک هر چه‌بهتر این سیستم باشد. این اهداف عبارت‌اند از:
اهداف سیستم ارزیابی عملکرد را در دو گروه سازمانی و فردی می‌توان بررسی کرد.
اهداف سازمانی
- تصمیم‌گیری‌های مدیریتی
اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های مدیریتی مؤثرتری را در زمینه‌های مثل ارتقاء، آموزش و توزیع منابع اتخاذ کنند.
- ارتباطات سازمانی
سیستم ارزیابی عملکرد می‌تواند ارتباطات داخلی در سازمان را بهبود بخشد و تبادل بازخورد بین مدیران و کارکنان را تسهیل کند.
- تعیین معیارهای عملکرد
ارزیابی عملکرد به سازمان کمک می‌کند تا معیارهای واضح و مشخصی برای اندازه‌گیری عملکرد تعیین کند.
اهداف فردی
- تعیین عملکرد پرسنل
ارزیابی عملکرد برای تعیین کیفیت و میزان موفقیت پرسنل در اجرای وظایف و وظایف محوله به آنها استفاده می‌شود.
- تشویق به بهبود عملکرد
این سیستم برای تحریک پرسنل به بهبود کارایی و افزایش مهارت‌ها و توانمندی‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.
- توسعه حرفه‌ای
ارزیابی عملکرد به پرسنل کمک می‌کند تا نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و در مسیر توسعه حرفه‌ای خود پیشرفت کنند.
- تشخیص استعداد
این سیستم می‌تواند به سازمان کمک کند تا استعدادهای برجسته را درون سازمان شناسایی کرده و بهره‌وری بیشتری را از آنها ببرد.
شاخص‌های سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟
شاخص‌های سیستم ارزیابی عملکرد می‌توانند برای هر سازمانی متفاوت باشند. اما برخی از شاخص‌های معمول در این سیستم‌ها عبارت‌اند از:
- ارزیابی این که پرسنل به چه میزان موفق به دستیابی به اهداف تعیین شده شده‌اند.
- ارزیابی مهارت‌ها و توانمندی‌های پرسنل در اجرای وظایف مختلف
- اندازه‌گیری کارایی و بهره‌وری پرسنل در انجام وظایف خود
- ارزیابی کیفیت خروجی و اجرای پروژه‌ها یا وظایف
- میزان‌پذیرش و اجرای مسئولیت‌های محوله به پرسنل
- ارزیابی توانایی پرسنل در توسعه و بهبود مهارت‌ها و دانش حرفه‌ای خود
- اندازه‌گیری انگیزه و مشارکت پرسنل در امور سازمانی
- توانایی پذیرش بازخورد و ارتقاء عملکرد بر اساس آن
- ارزیابی توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف
- ارزیابی توانایی همکاری و ارتباط مؤثر در تیم
این شاخص‌ها می‌توانند بر اساس نیازهای خاص سازمان تنظیم و تعدیل شوند.
انواع سیستم های ارزیابی عملکرد
و حالا در این قسمت به بررسی انواع سیستم های ارزیابی عملکرد می‌پردازیم.
-
روش چک‌لیست
استفاده از چک‌لیست یک روش مؤثر در سیستم ارزیابی عملکرد است. در این روش یک لیست از موارد و معیارهای خاصی که برای ارزیابی عملکرد افراد مهم هستند، تدوین می‌شود. برای اجرای این شیوه این موارد را مرحله‌به‌مرحله باید اجرا کنید:
- تعیین معیارها و موارد مهمی که می‌خواهید در ارزیابی عملکرد در نظر بگیرید. البته در نظر داشته باشید که این معیارها باید با اهداف و نیازهای سازمان همخوانی داشته باشند.
- بر اساس معیارها و موارد تعیین شده، یک چک‌لیست تهیه کنید. این لیست می‌تواند شامل سؤالات، بیانیه‌ها یا معیارهای ارزیابی باشد.
- چک‌لیست باید به افرادی که در ارزیابی شرکت می‌کنند توزیع شود. این می‌تواند توسط مدیران، همکاران یا حتی خود افراد مرتبط باشد.
- با استفاده از چک‌لیست، اطلاعات موردنیاز برای ارزیابی عملکرد افراد جمع‌آوری می‌شود. این ممکن است شامل نظرات مدیران، خودارزیابی افراد یا بازخورد همکاران باشد.
- اطلاعات جمع‌آوری شده تحلیل و ارزیابی می‌شود. این ممکن است با استفاده از امتیازدهی، مقایسه با استانداردها یا تفسیر نتایج انجام شود.
- اطلاعات به‌دست‌آمده برای ارائه بازخورد به افراد و توسعه نقاط قوت و ضعف استفاده می‌شود. این مرحله می‌تواند در بهبود فرایند ارزیابی آینده نیز مؤثر باشد.
استفاده از چک‌لیست در سیستم ارزیابی عملکرد می‌تواند فرایند ارزیابی را سازماندهی کرده و به شفافیت و اجرای صحیح ارزیابی کمک کند.
-
ارزیابی ۳۶۰ درجه
ارزیابی ۳۶۰ درجه یک روش جامع برای ارزیابی عملکرد افراد است که در این شیوه تمامی افرادی که در یک سازمان انجام وظیفه می‌کنند مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. ارزیابی ۳۶۰ درجه در یک سازمان برای:
- مدیران
- همکاران
- مشتریان بررسی می‌شود. این روش معمولاً شامل مراحل زیر می‌شود:
- معیارها و ابعادی که برای ارزیابی عملکرد در نظر گرفته می‌شوند تعیین می‌شوند. این معیارها ممکن است شامل مهارت‌های فنی، مهارت‌های رفتاری، توانمندی‌های رهبری و سایر جنبه‌های مرتبط با عملکرد باشند.
- در مرحله دوم، افرادی که عملکرد فرد را ارزیابی می‌کنند انتخاب می‌شوند. این ممکن است شامل مدیران، همکاران هم‌رده، زیرمجموعه‌ها، مشتریان و حتی خود فرد اعمال‌کننده عملکرد باشد.
- در گام بعدی، ارزیابان با استفاده از سؤالات یا معیارهای تعیین شده، بازخورد خود را درباره عملکرد فرد ارائه می‌دهند.
- اطلاعات جمع‌آوری شده مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گرفته و یک تحلیل جامع از عملکرد فرد ارائه می‌شود.
- نتایج ارزیابی به فرد ارائه شده و با او به اشتراک گذاشته می‌شود. این ممکن است در جلسات بازخورد ۳۶۰ درجه صورت گیرد.
- باتوجه‌به بازخورد و ارزیابی‌ها، برنامه‌های بهبودی تدوین و اجرا می‌شود تا عملکرد فرد بهبود یابد.
این روش افراد را تشویق به توسعه شخصی و حرفه‌ای می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و در مسیر بهبودی قرار گیرند.
ارزیابی ۳۶۰ درجه با ترکیب نظرات مختلف افراد موجب ارزیابی جامع و شفاف می‌شود و به فرد امکان می‌دهد از نقاط قوت و ضعف خودآگاه شود.
-
مدیریت بر اساس اهداف
مدیریت بر اساس اهداف یک رویکرد مؤثر در سیستم ارزیابی عملکرد است که بر تعیین و انجام اهداف کلان و فردی تاکید دارد. در این سیستم، مدیران و کارکنان به‌صورت هماهنگ و همسو برای دستیابی به اهداف مشخص کار می‌کنند. برخی ویژگی‌ها و مزایای مدیریت بر اساس اهداف در سیستم ارزیابی عملکرد عبارت‌اند از:
- ابتدا اهداف کلان سازمان تعیین و سپس اهداف فردی برای هر کارکنان مشخص می‌شوند.
- اهداف فردی با اهداف کلان سازمان هماهنگ می‌شوند تا تضمین شود که تمامی فعالیت‌ها به‌سوی دستیابی به اهداف اصلی هدایت شوند.
- عملکرد افراد بر اساس دستیابی به اهداف مشخص ارزیابی می‌شود و پیشرفت هر فرد مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
- اطلاعات دقیق از عملکرد کارکنان جمع‌آوری شده و به‌صورت مداوم بازخورد داده می‌شود تا تغییرات لازم اعمال شوند.
- اهداف واضح و مشخص افراد را ترغیب به کوشش و تلاش بیشتر می‌کند و انگیزه‌شان را افزایش می‌دهد.
- این سیستم به کارکنان امکان می‌دهد تا در جهت توسعه مهارت‌ها و دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود پیشرفت کنند.
- اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد بر اساس اهداف به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های مدیریتی خود را بر اساس نیازها و اهداف سازمانی اتخاذ کنند.
مدیریت بر اساس اهداف این امکان را فراهم می‌کند که تمرکز سازمان و کارکنان بر روی اهداف استراتژیک و بهبود مستمر باشد و این باعث بهبود عملکرد کل سازمان می‌شود.
-
روش کانون ارزیابی
روش کانون ارزیابی (Balanced Scorecard) یک مدل مدیریتی جامع است که به‌عنوان یک سیستم ارزیابی عملکرد به کار می‌رود. این سیستم به مدیران امکان می‌دهد تا به چهار بُعد مهم عملکرد سازمان توجه کنند:
- مالی
- مشتری
- فرایند داخلی
- یادگیری و رشد
توسط این روش، اهداف استراتژیک و ارتباطات بین این اهداف با یکدیگر به‌وضوح تعیین می‌شوند. ارتباط بین ابعاد مالی، مشتری، فرایند داخلی و یادگیری و رشد به‌صورت واضح نشان داده می‌شود.
در نهایت با تمرکز بر اهداف کلان و شاخص‌های عملکرد، این روش به اندازه‌گیری عملکرد سازمان کمک می‌کند.
برخی از مدل‌های ارزیابی عملکرد تمایل دارند تا بیشتر بر روی اهداف کوتاه‌مدت (مالی) تمرکز کنند، اما کانون ارزیابی، تلاش دارد تا توازن بین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت ایجاد کند.
در حقیقت می‌توان گفت کانون ارزیابی به سازمان این امکان را می‌دهد که با تغییرات در محیط کسب و کار سریعاً واکنش نشان دهد و اهداف خود را به‌روزرسانی کند.
و ازآنجاکه شاخص‌های عملکرد در چهار بُعد مختلف تعیین می‌شوند، بازخورد سریع‌تر و جامع‌تری از عملکرد به دست می‌آید.
در این شیوه، توسعه تیمی و اشتراک اهداف با افراد مختلف به‌وضوح نشان داده می‌شود که این امر می‌تواند به تسهیل هماهنگی در سازمان کمک کند.
استفاده از روش کانون ارزیابی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به یک نگاه جامع و توازن‌دهی به عملکرد و اهداف خود دست یابند.
-
مقیاس رتبه‌بندی رفتاری
مقیاس رتبه‌بندی رفتاری، ابزاری است برای اندازه‌گیری رفتارها و عملکرد افراد در سازمان. در برخی موارد این مقیاس به‌صورت عددی نشان داده می‌شود و آنچه در تعیین این نمره نقش دارد، عملکرد کارکنان سازمان است. در تبیین مقیاس رتبه‌بندی رفتاری این موارد می‌بایست موردتوجه قرار داده شود:
- شاخص‌ها باید به‌دقت تعیین شوند و به‌وضوح نشان دهند چه نوع رفتار یا عملکردی اندازه‌گیری می‌شود.
- مقیاس رتبه‌بندی می‌تواند شامل اندازه‌گیری کمی (به‌وسیله امتیازها) و کیفی (به‌وسیله توضیحات نظری) باشد تا تصویر کاملی از عملکرد افراد به دست آید.
- شاخص‌ها باید همه جوانب عملکرد مهم را پوشش دهند و به افراد اجازه دهند تا به چالش‌ها و فرصت‌های مختلفی که در کار خود با آنها مواجه می‌شوند، پاسخ دهند.
- سیستم رتبه‌بندی باید امکان بازخورد فوری به افراد را فراهم کند تا بتوانند بهبودهای لازم را اعمال کنند.
- شاخص‌ها و روش ارزیابی باید شفاف و عادلانه باشند تا افراد احساس کنند که ارزیابی‌ها و رتبه‌بندی‌ها منصفانه انجام می‌شوند.
- لازم است شاخص‌ها با اهداف سازمانی همخوانی داشته باشند تا تلاش افراد به سمت دستیابی به اهداف کلان سازمان هدایت شود.
- و در نهایت اطلاعات جمع‌آوری شده از رتبه‌بندی رفتاری برای تدوین برنامه‌های بهبودی استفاده می‌شود تا عملکرد افراد بهبود یابد.
استفاده از مقیاس رتبه‌بندی رفتاری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به‌دقت و قابلیت ارزیابی رفتارها و عملکرد افراد بپردازند و اهداف سازمان را برآورده سازند.
-
روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی
روش حسابداری هزینه منابع انسانی در سیستم ارزیابی عملکرد، به بررسی هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی در سازمان می‌پردازد. این روش از اطلاعات مالی و مدیریتی، برای ارزیابی و بهبود بهره‌وری در عملکرد نیروی انسانی استفاده می‌کند. مراحل اجرای این شیوه عبارت است از:
- تفکیک هزینه‌های مستقیم نیروی انسانی (مثل حقوق و مزایا) از هزینه‌های غیرمستقیم (مثل آموزش و توسعه) امکان ارزیابی دقیق‌تری از عملکرد را فراهم می‌کند. ازاین‌رو در گام نخست این دو هزینه را باید از هم تفکیک کرد.
- مقایسه هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی با توانمندی‌ها و مهارت‌های موردنیاز برای اجرای وظایف می‌تواند در اجرای هر چه‌بهتر وظایف به کارکنان مؤثر باشد.
- استفاده از هزینه منابع انسانی برای اندازه‌گیری بهره‌وری نیروی انسانی و ارتباط آن با اهداف سازمان می‌تواند اطلاعات مفیدی فراهم کند.
- ارزیابی هزینه و سود برنامه‌های آموزشی و توسعه می‌تواند کمک کند تا سازمان به طور هدفمندتری در این زمینه‌ها سرمایه‌گذاری کند.
این روش می‌تواند تأثیر استراتژی‌های منابع انسانی را بر روی عملکرد کلان سازمان مشخص کند.
استفاده از روش حسابداری هزینه منابع انسانی در سیستم ارزیابی عملکرد به سازمان‌ها امکان می‌دهد که به طور دقیق‌تری هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی را نظارت کرده و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تری را در زمینه منابع انسانی انجام دهند.
پیاده سازی سیستم ارزیابی عملکرد چگونه است؟
پیاده‌سازی سیستم ارزیابی عملکرد یک فرایند مهم و چالش‌برانگیز است. برای پیاده‌سازی این سیستم، ابتدا باید اهداف کلان سازمان و معیارهایی که بر اساس آنها عملکرد افراد ارزیابی می‌شود، مشخص شوند. این معیارها می‌توانند شامل مهارت‌های فنی، مهارت‌های رفتاری، توانمندی‌های رهبری و سایر جنبه‌های مرتبط با عملکرد باشند. در قدم بعدی لازم است تا یکی از روش‌های پیاده‌سازی انتخاب شوند. انتخاب روش مناسب برای ارزیابی عملکرد، مانند روش گزینش، روش چک‌لیست، یا ارزیابی ۳۶۰ درجه، به میزان مؤثری در پیاده‌سازی تأثیر خواهد گذاشت.
بعد از آن نوبت به انتخاب ارزیاب‌ها می‌رسد. افرادی که مسئول ارزیابی عملکرد هستند، مانند مدیران، همکاران هم‌رده، زیرمجموعه‌ها و در برخی موارد مشتریان و افراد داخلی دیگر، باید بادقت انتخاب شوند.
زمان‌بندی و دوره انجام ارزیابی عملکرد باید باتوجه‌به نیازهای سازمان باید مشخص شود. ممکن است ارزیابی‌ها سالیانه، نیمه‌سالی یا به شکل مداوم اجرا شوند.
و در نهایت اطلاعات مرتبط با عملکرد افراد بر اساس معیارها و اهداف تعیین شده جمع‌آوری می‌شوند. این ممکن است شامل مصاحبه‌ها، مشاهدات، نظرسنجی‌ها و ارزیابی‌های کتبی باشد.
اطلاعات جمع‌آوری شده تجزیه‌وتحلیل می‌شود و بازخورد به افراد ارائه می‌شود. این مرحله به فرد امکان می‌دهد تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و به توسعه شخصی بپردازد.
باتوجه‌به بازخورد، برنامه‌های بهبودی تدوین و اجرا می‌شود تا عملکرد فرد بهبود یابد و مهارت‌ها بهبود پیدا کنند.
پیاده‌سازی یک سیستم ارزیابی عملکرد نیازمند همکاری و مشارکت فعال مدیران و کارکنان است تا بتواند به طور مؤثر در بهبود عملکرد و تحقق اهداف سازمانی کمک کند.
مزایا و معایب سیستم ارزیابی عملکرد
مانند هر سیستمی، این سیستم عملکردی هم مزایا و معایب خاص خود را دارد. این موارد عبارت‌اند از:
مزایای سیستم ارزیابی عملکرد
- تحقق اهداف سازمانی
سیستم ارزیابی عملکرد به سازمان امکان می‌دهد تا عملکرد کارکنان را با اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان هماهنگ کند و به تحقق اهداف سازمانی کمک کند.
- توسعه و بهبود عملکرد
این سیستم اطلاعات بازخوردی در مورد عملکرد افراد را فراهم می‌کند که به آنها امکان تشخیص نقاط قوت و ضعفشان و ارتقاء مهارت‌ها و عملکردشان را می‌دهد.
- افزایش بهره‌وری
با ارزیابی عملکرد، سازمان می‌تواند بهره‌وری و کارایی نیروی انسانی را بهبود بخشد و از منابع به بهترین شکل ممکن استفاده کند.
- تشویق به افزایش تلاش
سیستم ارزیابی عملکرد با ارائه جوایز و تشویقات بر اساس عملکرد موفق، افراد را به افزایش تلاش و تحقق اهداف تشویق می‌کند.
- توسعه حرفه‌ای
افراد از طریق ارزیابی عملکرد می‌توانند فرصت‌های توسعه حرفه‌ای خود را شناسایی کرده و برنامه‌های بهبودی را اجرا کنند.
- افزایش رضایت کارکنان
بازخورد مستقیم به کارکنان این امکان را می‌دهد تا احساس کنند که عملکرد آنها توسط سازمان ارزیابی می‌شود و این می‌تواند به افزایش رضایت و ارتباط مثبت منابع انسانی کمک کند.
- تطابق با تغییرات محیط کسب و کار
سیستم ارزیابی عملکرد به سازمان این امکان را می‌دهد که با تغییرات در محیط کسب و کار سریعاً واکنش نشان دهد و عملکرد خود را به‌روزرسانی کند.
- سازماندهی بهتر منابع
اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد به مدیران کمک می‌کند تا منابع سازمان، از جمله نیروی انسانی، به بهترین شکل ممکن تخصیص یابند.
- ارتقاء فرهنگ‌سازمانی
اجرای سیستم ارزیابی عملکرد می‌تواند به ارتقاء فرهنگ‌سازمانی، شفافیت و هماهنگی در سازمان کمک کند.
معایب سیستم ارزیابی عملکرد
سیستم ارزیابی عملکرد، همچون هر سیستم دیگری، دارای معایبی نیز می‌باشد. برخی از معایب این سیستم عبارت‌اند از:
- ممکن است در فرایند ارزیابی، در جریان ارزیابی اختلاف‌نظر به وجود بیاید و در نتیجه، این اختلاف می‌تواند به عدم رضایت و ایجاد افتراق‌ها منجر شود.
- بسیاری از سیستم‌های ارزیابی عملکرد بر تحقق اهداف کوتاه‌مدت تمرکز دارند که ممکن است توسعه مهارت‌ها و کسب‌وکار درازمدت را نادیده بگیرند.
- افراد ممکن است به دلیل ارزیابی عملکرد در شرایط استرس و نگرانی قرار گیرند که می‌تواند تأثیر منفی بر روحیه و انگیزه آنها داشته باشد.
- ممکن است مدیران به دلیل تجربیات شخصی یا احساسات شخصی، در ارزیابی‌ها دچار اشتباه شوند.
- سیستم ارزیابی عملکرد ممکن است فرایند پیچیده‌ای باشد و اجرای آن زمان‌بر باشد که ممکن است در مسائل فوری و ضروری موانعی ایجاد کند.
- در برخی سیستم‌ها، بازخورد به‌صورت سالانه یا نیمه‌ساله ارائه می‌شود که ممکن است از افراد خواسته شود برای تصحیح کارهای خود به مدت طولانی‌تر منتظر بمانند.
اهداف مدیریت عملکرد کارکنان
اهداف مدیریت عملکرد کارکنان در سیستم ارزیابی عملکرد به تحقق چندین هدف مهم کمک می‌کند. برخی از این اهداف عبارت‌اند از:
۱. ارتباط با اهداف سازمانی:
تعیین اینکه عملکرد کارکنان چگونه به اهداف کلان سازمانی می‌انجامد و چگونه به تحقق آنها کمک می‌کند.
۲. توسعه و بهبود عملکرد:
فراهم‌کردن فرصت برای توسعه و بهبود عملکرد کارکنان از طریق ارائه بازخورد و برنامه‌های توسعه
۳. تطابق نیروی انسانی با استراتژی‌های سازمان:
اطمینان حاصل‌کردن از اینکه نیروی انسانی با استراتژی‌ها و اهداف کلان سازمان هماهنگ و تطابق دارد.
۴. انگیزه و تشویق به بهبود عملکرد:
به‌وجودآوردن شرایطی که افراد برای بهبود عملکرد خود تشویق شوند.
۵. توسعه مهارت‌ها و کارایی:
افزایش مهارت‌ها و کارایی افراد از طریق برنامه‌های توسعه و آموزش
۶. تشویق به یادگیری و نوآوری:
ایجاد فرهنگی که افراد را تشویق به یادگیری مداوم و ارائه پیشنهادات نوآورانه کند.
۷. اداره بهینه نیروی انسانی:
فراهم‌کردن اطلاعاتی که به مدیران کمک کند نیروی انسانی را به بهترین شکل ممکن اداره کنند.
۸. تعهد به فرهنگ‌سازمانی:
اطمینان حاصل‌کردن از تعهد کارکنان به ارزش‌ها و فرهنگ‌سازمانی
۹. ارتقاء رابطه مدیر و کارمند:
ایجاد یک فرایند دوسویه برای ارتقاء روابط مثبت بین مدیران و کارکنان
۱۰. تحلیل نقاط قوت و ضعف:
تحلیل نقاط قوت و ضعف افراد به‌منظور بهبود عملکرد و توسعه توانمندی‌ها
اهداف مدیریت عملکرد در سیستم ارزیابی عملکرد از اهمیت بالایی برخوردارند و به سازمان کمک می‌کنند تا به بهترین شکل ممکن از نیروی انسانی خود استفاده کند و به تحقق اهداف و استراتژی‌های خود برسد.
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان به شکل گوناگونی طراحی می‌شود و بسته به نیازها و خصوصیات هر سازمان ممکن است متفاوت باشد. بااین‌حال، یک فرم ارزیابی معمولاً شامل بخش‌های زیر می‌شود:
۱. اطلاعات شخصی:
- نام و نام خانوادگی کارکنان
- شغل و پست فعلی
۲. اهداف و وظایف:
- تعیین اهداف وظایف اصلی کارکنان بر اساس استراتژی‌ها و اهداف سازمان
- بررسی دقیق اهداف قابل‌اندازه‌گیری
۳. مهارت‌ها و صلاحیت‌ها:
- ارزیابی مهارت‌های فنی و روحی کارکنان
- توانایی‌ها و صلاحیت‌های مرتبط با وظایف آنها
۴. تحقق اهداف:
- ارزیابی نحوه دستیابی به اهداف تعیین شده
- مشخص‌کردن تسهیم مسئولیت‌ها و نقاط قوت و ضعف در اجرای اهداف
۵. کارکرد در گروه:
- تعامل و همکاری با دیگر اعضای گروه
- تأثیرگذاری در محیط کارگروهی
۶. مدیریت زمان:
- توانایی مدیریت و تنظیم زمان برای انجام وظایف
- تعامل مهارت‌های زمان‌بندی
۷. ارتباطات:
- توانایی ارتباطات کتبی و شفاهی
- تأثیرگذاری در ارتباط با مشتریان و همکاران
۸. توسعه حرفه‌ای:
- شناسایی فرصت‌ها و چشم‌انداز توسعه حرفه‌ای
- مشارکت در دوره‌های آموزشی و برنامه‌های توسعه
۹. آثار عملکرد:
- ارزیابی نتایج کارکنان و اثرات مثبت یا منفی آنها بر سازمان
- پیشنهادها برای بهبود عملکرد
۱۰. ارزیابی مدیر یا استاد:
- ارزیابی از سوی مدیر یا استاد که ممکن است بر اساس نظرات و بازخوردهای مستقیم به کارکنان انجام شود.
مهم‌ترین ویژگی‌های فرم ارزیابی عملکرد پرسنل
مهم‌ترین ویژگی‌های یک فرم ارزیابی عملکرد پرسنل در یک سیستم جامع ارزیابی عملکرد عبارت‌اند از:
۱. شفافیت و روشنی:
فرم باید شفاف و روشن باشد تا کارکنان بتوانند اهداف، معیارها و نحوه ارزیابی خود را به‌خوبی درک کنند.
۲. انطباق با اهداف سازمان:
ارتباط و انطباق فرم ارزیابی با اهداف و استراتژی‌های سازمان بسیار حیاتی است.
۳. قابلیت اندازه‌گیری:
معیارها و اهداف در فرم باید قابل‌اندازه‌گیری و ارزیابی باشند تا نتایج ارزیابی دقیق و معتبری ایجاد شود.
۴. انصاف و عدالت:
فرم باید به نحوی طراحی شود که به انصاف و عدالت در ارزیابی عملکرد کمک کند و تبعیض ناشی از فردیت‌ها را کاهش دهد.
۵. مشخص‌کردن اهداف:
اهداف فردی و سازمانی باید به‌دقت و شخصیت در فرم ارزیابی ذکر شوند.
۶. انعطاف‌پذیری:
فرم باید انعطاف‌پذیری داشته باشد تا بتواند به تغییرات در نیازها و شرایط سازمان پاسخ دهد.
۷. نظارت و بازخورد فوری:
فرایند ارزیابی باید شامل نظارت و بازخورد فوری باشد تا کارکنان بتوانند به‌سرعت اصلاحات لازم را اعمال کنند.
۸. توجه به توسعه حرفه‌ای:
ارتباط فرم با برنامه‌های توسعه حرفه‌ای و آموزشی برای بهبود مهارت‌ها و صلاحیت‌ها
۹. دوره‌های ارزیابی منظم:
تداوم دوره‌های ارزیابی عملکرد به‌منظور بررسی پیشرفت و تحقق اهداف در بازه‌های زمانی منظم.
۱۰. قابلیت جمع‌آوری اطلاعات متنوع:
فرم باید قابلیت جمع‌آوری اطلاعات متنوع و جامع از عملکرد کارکنان را داشته باشد.
۱۱. مشارکت فعال کارکنان:
ایجاد فرایندی که کارکنان به‌صورت فعال در ارزیابی عملکرد و تعیین اهداف خود شرکت کنند.
۱۲. تحلیل نقاط قوت و ضعف:
قابلیت ارزیابی نقاط قوت و ضعف کارکنان به‌منظور ایجاد برنامه‌های بهبودی
اهمیت این ویژگی‌ها در فرم ارزیابی عملکرد به ایجاد فرایند ارزیابی کارآمد و مؤثر برای بهبود عملکرد پرسنل کمک می‌کند.
پرسش‌نامه ارزیابی عملکرد کارکنان
در طراحی پرسش‌نامه‌ها برای سیستم‌های ارزیابی عملکرد لازم است تا نیازمندی‌های هر سازمان به‌صورت جداگانه مورد بررسی قرار بگیرد. اما در حالت کلی برای طراحی یک پرسش‌نامه می‌توان به این پرسش‌ها پاسخ داد:
۱. اهداف و وظایف:
آیا کارکنان با اهداف و وظایف خود آشنا هستند؟
چه تلاشی برای دستیابی به اهداف خود انجام دادند؟
۲. مهارت‌ها و صلاحیت‌ها:
آیا مهارت‌ها و صلاحیت‌های مرتبط با وظایف خود را دارند؟
چگونه بهبود مهارت‌ها و صلاحیت‌های خود را تجربه کردند؟
۳. مشارکت در تیم:
چگونه در تعامل و همکاری با دیگران در گروه یا تیم عمل کردند؟
آیا توانستند به تیم کمک مؤثری ارائه دهند؟
۴. مدیریت زمان:
چگونه با مدیریت زمان برای انجام وظایف خود برخورد کردند؟
آیا توانستند اولویت‌بندی در کارها و وظایف را انجام دهند؟
۵. ارتباطات:
چگونه در ارتباط با همکاران و مدیران عمل کردند؟
آیا ارتباطات شفاف و مؤثری برقرار کردند؟
۶. توسعه حرفه‌ای:
به چه شکلی در فرایند توسعه حرفه‌ای خود شرکت کردند؟
آیا به‌درستی از فرصت‌های آموزشی و توسعه استفاده کردند؟
۷. آثار عملکرد:
چه نتایج و تأثیراتی از عملکرد خود بر سازمان تجربه کردند؟
چگونه به تحقق اهداف سازمان کمک کردند؟
۸. تحلیل نقاط قوت و ضعف:
نقاط قوت و ضعف خود را چگونه تحلیل می‌کنند؟
چه برنامه‌هایی برای بهبود نقاط ضعف خود دارند؟
۹. مشارکت در ارزیابی:
در فرایند ارزیابی عملکرد خود چه نقشی داشته‌اند؟
چگونه با بازخوردها و ارزیابی‌ها برخورد می‌کنند؟
توصیه می‌شود که این سؤالات باتوجه‌به نیازها و خصوصیات سازمان شما تنظیم و سفارشی‌سازی شوند.
معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان توسط چه افرادی بررسی می‌شود؟
معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان معمولاً توسط چندین گروه افراد بررسی می‌شوند. این افراد ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- مدیران مستقیم کارکنان به‌عنوان افرادی که اولین سطح مسئولیت ارتباط مدیریتی با آنها را دارند، می‌توانند مشارکت کنند. آنها ارزیابی بر اساس برنامه‌ها، اهداف، وظایف و عملکرد روزانه انجام می‌دهند.
- نظرات همکاران هم‌رده نیز اهمیت زیادی دارد. زیرا همکاران معمولاً نقدی مؤثرتر از نزدیک در مورد کارکنان می‌توانند ارائه دهند و ارتباطات روزمره و همکاری را بهتر تجربه کرده‌اند.
- معیارهای ارزیابی ممکن است توسط گروه‌ها یا تیم‌هایی که با کارکنان در تعامل هستند، بررسی شوند. این گروه‌ها می‌توانند تأثیرات کارکنان در گروه خود را ارزیابی کنند.
- در برخی صنایع، نظرات و بازخوردهای مشتریان نقش مهمی در ارزیابی عملکرد کارکنان دارد. این ممکن است به‌وضوح نشان دهد که چگونه عملکرد کارکنان تأثیرگذاری در رضایت مشتریان داشته است.
- ارزیابی خود توسط کارکنان نیز مهم است. این نقد و ارزیابی شخصی می‌تواند ارتباط بین اهداف فردی و سازمانی، مهارت‌ها و علایق فردی را نمایان کند.
- تیم‌های ارزیابی یا کمیته‌های ارزیابی ممکن است بر اساس نیازهای خاص سازمان تشکیل شده و به‌عنوان گروهی مستقل مسئول ارزیابی عملکرد کارکنان باشند.
ترکیب معیارها و افرادی که در ارزیابی عملکرد کارکنان مشارکت می‌کنند، به شرایط خاص هر سازمان و صنعت بستگی دارد. این ترکیب ممکن است در طراحی یک سیستم ارزیابی عملکرد کارآمد و کاربردی تأثیرگذار باشد.
نکاتی که در سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان باید به آنها توجه داشته باشید
در طراحی، تدوین سیستم ارزیابی عملکرد و اجرای آن، توجه به چند نکته کلیدی می‌تواند راهگشا باشد. این موارد عبارت‌اند از:
- اطمینان حاصل شود که اهداف، معیارها و فرایند ارزیابی به‌وضوح توضیح داده شده و برای همه کارکنان قابل‌درک باشد.
- معیارها و اهداف ارزیابی باید با اهداف کلان سازمان هماهنگ و انطباق داشته باشند.
- اطمینان حاصل شود که کارکنان در فرایند ارزیابی شرکت کرده و احساس مشارکت فعال در تعیین اهداف و ارزیابی عملکرد داشته باشند.
- معیارها و وزن‌دهی آنها باید به طور دقیق و عادلانه باشد تا ارزیابی عادلانه و مؤثری انجام شود.
- نظارت و بازخوردها به‌صورت منظم ارائه شود تا کارکنان بتوانند به‌سرعت اصلاحات لازم را اعمال کنند.
- برنامه‌های توسعه حرفه‌ای و آموزشی مداوم فراهم شود تا کارکنان بتوانند مهارت‌های خود را به‌روز نگه دارند.
- ارزیابی‌ها باید عادلانه و بدون تبعیض انجام شود تا هر یک از کارکنان برابر با شرایط مشابه ارزیابی شوند.
- از ارزیابی برای تحلیل نقاط قوت و ضعف کارکنان بهره گرفته شود و برنامه‌های بهبودی بر اساس آنها ایجاد شود.
- اطمینان حاصل شود که اطلاعات ارزیابی به طور محرمانه مورد نگهداری قرار گرفته و از آن به‌درستی استفاده شده است.
- بازخوردها به‌گونه‌ای باشند که کارکنان از آنها بهره‌مند شوند و بهبودهای لازم را اعمال کنند.
- تجربه ارزیابی برای کارکنان به‌عنوان فرصتی برای بهبود عملکرد و یادگیری شناخته شود.
بررسی این نکات و اجرای سیستم ارزیابی با رویکرد منصفانه و مشارکتی می‌تواند به بهبود عملکرد و رشد حرفه‌ای کارکنان و بهبود کارایی سازمان کمک کند.
