یکی از اجزای اصلی و مهم در هر سازمانی، بخش منابع انسانی آن سازمان است. بسیار مهم است که فعالیت‌­های این بخش به‌صورت سیستماتیک انجام شود و این همان معنای سیستم سازی منابع انسانی است. در این مدل از سیستم سازی تمامی فعالیت­‌های مربوط به منابع انسانی در این سیستم اجرا می‌­شود. استفاده از این سیستم سازی به سازمان­‌ها کمک می‌­کند تا بهره‌­وری خود را به میزان قابل‌توجهی بهبود ببخشند. اما این نکته که سیستم سازی منابع انسانی به چه نحوی اجرا می­‌شود و اصولاً چرا سازمان­‌ها نیازمند سیستم سازی برای بخش منابع انسانی هستند، دقیقاً همان موردی است که قصد داریم در ادامه این مقاله مورد بررسی قرار بدهیم.

چرا سیستم سازی منابع انسانی مهم است؟

یکی از مهم‌ترین و اصلی­‌ترین بخش‌­های یک سازمان مربوط به بخش منابع انسانی می­‌شود. بدیهی است که مدیریت این بخش هم برای هر سازمانی بسیار مهم و حیاتی است. چرا که نیروی انسانی در هر سازمانی مهم‌ترین بخش مجموعه محسوب می‌­شود. بسیار مهم است که یک سازمان بتواند افراد مستعد و با پرتلاش را برای انجام امور مختلف در اختیار داشته باشد. به این منظور لازم است تا وضعیت هر یک از افرادی که در یک سازمان مشغول به کار هستند پیگیری شود. در مرحله استخدام هم باید افرادی که شایستگی دارند انتخاب گردند. به‌این‌ترتیب سازمان می‌­تواند این اطمینان را داشته باشد که هر روز می‌­تواند در مسیر رسیدن به اهدافش گام بردارد و در زمان تعیین شده به آنچه که باید، برسد. اینجاست که سیستم سازی منابع انسانی اهمیت پیدا می­کند. در این شیوه، منابع انسانی به بهترین شکل ممکن مدیریت می­‌شوند. این پروسه از استخدام پرسنل آغاز می‌­شود و به تمام فعالیت‌­هایی که کارگران آن را انجام می­‌دهند گسترش پیدا می­‌کند.

چند نمونه وظیفه در سیستم سازی منابع انسانی

در این بخش به بررسی برخی از وظایف سیستم سازی منابع انسانی می­‌پردازیم:

استخدام

تصور کنید می­‌خواهید برای سازمانی که در آن مشغول به کار هستید، نیروی انسانی استخدام کنید. شما آگهی می­‌دهید و افراد زیادی برای سازمان شما رزومه ارسال می­‌کنند. با داشتن سیستم منابع انسانی شما می‌­توانید رزومه­‌های دریافتی را مدیریت کنید. می­‌توانید آنها را که شرایط قابل‌قبول دارند از بین تمامی رزومه­‌های دریافتی در زمان کمتری گزینش کنید و در نهایت استخدام نیروی کارآمد را در زمان کمتری انجام بدهید.

Onboarding

این بخش به خودکار کردن دریافت و نگهداری اسناد استخدامی جدید و اجرای روند آموزش به‌صورت یکسان می­‌پردازد.

مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد منابع انسانی در سیستم سازی منابع انسانی یعنی نظارت، ارزیابی، و پشتیبانی از عملکرد کارکنان در سازمان. این فرایند شامل تعیین اهداف، ارزیابی عملکرد، ارائه بازخورد و اجرای برنامه‌های توسعه است تا کارکنان به بهترین شکل ممکن عمل کنند و به اهداف سازمان کمک کنند.

مشارکت کارکنان

مشارکت کارکنان در سیستم سازی منابع انسانی به این معناست که کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها و فرایندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی سازمان مشارکت داشته و نظرات و ایده‌های خود را به اشتراک می‌گذارند. این فرایند باعث افزایش انگیزه، ارتباط بهتر و ایجاد یک محیط کاری مشترک می‌شود.

غرامت و مزایا

در سیستم سازی منابع انسانی، غرامت به این معناست که اگر کارکنان به تعهدات یا قوانین نقض کنند، ممکن است مجازات یا جریمه برخورد کنند. از طرف دیگر، مزایا به نحوه تشویق و پاداش کارکنان برای عملکرد خوب و همکاری می‌پردازد. این اقدامات می‌توانند به افزایش انگیزه و رضایت کارکنان کمک کنند.

استانداردسازی سیاست‌ها

استانداردسازی سیاست‌ها به این معناست که سازمان سعی می‌کند سیاست‌ها و قوانین خود را به شکل یکسان و مشخص تعریف کند. این کار به ایجاد یک فرایند یکنواخت در تصمیم‌گیری‌ها و اجرای سیاست‌ها کمک کرده و به شفافیت و انطباق با استانداردها کمک می‌کند.

بیشتر بدانید: اگر به دنبال اطلاعاتی در مورد سیستم ارزیابی عملکرد سازمان ها هستید، مقاله‌ی سیستم ارزیابی عملکرد سازمان چیست را مطالعه کنید.

انواع سیستم‌ ­های منابع انسانی و کارکرد آنها

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

سیستم اطلاعات منابع انسانی یا HRIS یک نرم‌افزار است که برای مدیریت اطلاعات مربوط به منابع انسانی در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم‌ها اطلاعاتی مانند اطلاعات پرسنلی، حقوق و مزایا، عملکرد کارکنان و دیگر جنبه‌های مدیریت منابع انسانی را ثبت و پردازش می‌کنند. HRIS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای منابع انسانی را بهبود بخشیده و اطلاعات مربوط به کارکنان را به شکل سازماندهی شده و قابل‌دسترسی فراهم کنند.

استخدام و پیگیری متقاضیان

استخدام و پیگیری متقاضیان در سیستم سازی نیروی انسانی به این معناست که وقتی یک شرکت یا سازمان نیاز به کسانی برای کار دارد، ابتدا اعلام استخدام می‌کند تا افراد علاقه‌مند بتوانند برای شغل موردنظر درخواست دهند. سپس با مصاحبه و بررسی مدارک، افراد مناسب برای استخدام انتخاب می‌شوند. پس از انتخاب، سیستم مدیریت نیروی انسانی پیگیری اطلاعات و وضعیت کارکنان جدید را انجام داده تا اطمینان حاصل شود که اوضاع استخدامی و کاری به‌خوبی پیش می‌رود. این فرایند به سازمان کمک می‌کند تا با بهترین افراد همکاری کرده و کارکنان جدید را به‌خوبی مدیریت کند.

آموزش و توسعه

آموزش و توسعه در سیستم سازی نیروی انسانی به این معناست که سازمان سعی می‌کند کارکنان خود را با اطلاعات و مهارت‌های لازم برای انجام بهتر کارهایشان آشنا کند و آن‌ها را در طول زمان توسعه دهد. این فرایند شامل ارائه دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها و برنامه‌های توسعه فردی است تا کارکنان به‌روز بمانند و بهترین عملکرد را ارائه دهند.

نام‌­نویسی آزاد و مدیریت مزایا

نام‌نویسی آزاد به این معناست که کارکنان می‌توانند نظرات، انتقادات یا پیشنهادات خود را به‌صورت آزادانه و بدون هیچ‌گونه محدودیتی با مدیران یا بخش منابع انسانی به اشتراک بگذارند. این به کارکنان امکان می‌دهد تا به بهبود فرایندها و محیط کاری کمک کنند و سازمان را بهبود بخشند.

مدیریت مزایا به این معناست که سازمان سعی می‌کند تا بهترین شرایط و مزایای ممکن را برای کارکنان خود فراهم کند. این شامل ارائه حقوق و مزایا، بیمه، مرخصی، سفرهای کاری، برنامه‌های توسعه شخصی و حرفه‌ای، پاداش‌ها و امکانات دیگر است. این مزایا به کارکنان انگیزه و رضایت بیشتری می‌دهند و از طرف دیگر، باعث می‌شوند که کارکنان ارزشمند به سازمان متعلق شوند و باقی بمانند.

مدیریت پاداش

مدیریت پاداش در سیستم سازی منابع انسانی یعنی سازمان سعی می‌کند به کارکنان خود به دلیل کارهای خوب و انجام وظایف عالی پاداش و امتیازاتی ارائه کند. این پاداش‌ها ممکن است حقوق اضافی، بونوس‌ها، ترفیع‌ها، تعطیلات و یا سایر مزایا باشند. این کارها افراد را تشویق می‌کند تا بهتر کار کنند و احساس ارزشمندی و انگیزه بیشتری داشته باشند.

گزارش­‌گیری سیستم منابع انسانی

گزارش‌گیری سیستم منابع انسانی در سیستم سازی منابع انسانی یعنی جمع‌آوری و ارائه اطلاعات مهم و مرتبط با کارکنان و فعالیت‌های منابع انسانی به شکلی که مدیران و تصمیم‌گیرندگان بتوانند بهترین تصمیمات را بگیرند. این گزارشات ممکن است شامل اطلاعاتی درباره حضوروغیاب، عملکرد کارکنان، آموزش و توسعه، حقوق و مزایا و دیگر مسائل مرتبط با منابع انسانی باشد. این اطلاعات به سازمان کمک می‌کنند تا بهبودهای لازم را اعمال کرده و منابع انسانی را بهتر مدیریت کند.

جریان کاری

جریان کاری در سیستم سازی منابع انسانی به این معناست که چگونه وظایف و فرایندهای مرتبط با کارکنان در یک سازمان انجام می‌شوند. این شامل مراحل مختلف مثل استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، پاداش‌دهی و سایر فعالیت‌ها است. جریان کاری به سازمان کمک می‌کند تا کارها به ترتیب منطقی و به شیوه‌ای که مؤثرتر است، انجام شوند.

خودمدیریتی برای متقاضیان، کارمندان و مدیران

  برای متقاضیان

•  خودشناسی: آگاهی از مهارات و نقاط قوت خود
•  آموزش: شرکت در دوره‌ها و آموزش‌های مرتبط با حرفه
•  برنامه‌ریزی: تعیین اهداف شعف آور و برنامه‌های کوتاه و بلندمدت
•  خودارزیابی: بررسی عملکرد و پیشرفت به طور منظم

  برای کارمندان

•  خود مدیریت: تعیین اولویت‌ها و برنامه‌ریزی وظایف
• توسعه حرفه‌ای: مشارکت در دوره‌ها و برنامه‌های توسعه
• ارتباط مؤثر: برقراری ارتباط کوثر با همکاران و مدیران
• انگیزه و پیشرفت: تعهد به بهبود عملکرد و افزایش مهارت‌ها

  برای مدیران

• رهبری کوثر: ایجاد محیط مشارکت و همکاری
• ارزیابی عملکرد: ارائه بازخورد سازنده به کارمندان
• توسعه تیم: ایجاد فرهنگ توسعه و آموزش در تیم
• مدیریت زمان: توازن میان وظایف مدیریتی و حل مسائل

با این کمک‌ها، هر یک از اعضای سازمان می‌توانند به بهبود عملکرد و توسعه شخصی و حرفه‌ای خود بپردازند.

مدیریت سرمایه انسانی (HCM)

به مدیریت جامع منابع انسانی از جمله مهارت‌ها، توانمندی‌ها، انگیزه و عملکرد کارکنان یک سازمان اشاره دارد.

اهداف اصلی

•  مدیریت بهینه سرمایه انسانی
•  افزایش عملکرد و بهره‌وری سازمان
•  توسعه و پیشرفت فردی و حرفه‌ای کارکنان

عناصر کلیدی

• جذب و انتخاب: انتخاب بهترین نیروها بر اساس نیازها
• آموزش و توسعه: تسهیل یادگیری و توسعه مهارت‌ها
• ارزیابی عملکرد: ارائه بازخورد و تعیین اثربخشی کارکنان
• پاداش و مزایا: ارائه انگیزه‌ها و مزایا برای تشویق به بهترین عملکرد

اهمیت

• تلفیق عناصر HCM باعث بهبود مدیریت کلی سازمان می‌شود.
• ایجاد محیطی که کارکنان مشتاقانه و بهره‌وری کار می‌کنند.

استفاده از فناوری

• استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) برای بهبود فرایندهای HCM

مدیریت سرمایه انسانی هدفش بهینه‌سازی استفاده از دارایی ارزشمند و مهمی که انسان‌ها در سازمان ایجاد می‌کنند.

• معارفه سازمانی

معارفه سازمانی به این معناست که یک سازمان چگونه تعریف می‌شود، اهداف چه هستند، چگونه سازمان سازماندهی شده است و چطور عمل می‌کند. این توضیحات معمولاً شامل مباحثی مانند مأموریت، اهداف، ساختار، فرهنگ‌سازمانی و ارزش‌ها می‌شود که به شناخت بهتر از نحوه عملکرد سازمان کمک می‌کند.

• مدیریت عملکرد و هدف

مدیریت عملکرد

فرایندی است که هدفش ارزیابی و افزایش عملکرد کارکنان در یک سازمان است.

اجزا

• ایجاد اهداف کاری
• ارزیابی عملکرد به‌صورت دوره‌ای
• ارائه بازخورد به کارکنان
• توسعه مهارت‌ها و بهبود عملکرد

هدف

•  نقطه‌ی مقصود یا نتیجه‌ای که سازمان یا فرد برای خود تعیین می‌کند و تلاش می‌کند به آن برسد.

ویژگی‌ها

• محدود و مشخص: هر هدف باید واضح و قابل‌اندازه‌گیری باشد.
• قابل‌دستیابی: باید ممکن باشد با تلاش و منابع موجود به آن دست‌یافت.
• زمان‌بندی: باید دارای زمان مشخص برای دستیابی باشد.
• انطباق با مأموریت: هدف باید با مأموریت کلی سازمان سازگار باشد.

در مدیریت عملکرد، هدف‌ها معمولاً به‌عنوان راهنمایی برای افراد در راستای بهبود عملکرد و تحقق اهداف سازمانی مورداستفاده قرار می‌گیرند.

کنترل بودجه و موقعیت

فرایند نظارت و مدیریت دقیق بودجه مالی سازمان به‌منظور کنترل هزینه‌ها، بهره‌وری مالی و دستیابی به اهداف مالی مشخص را کنترل بودجه می­‌گویند.

اهداف کنترل بودجه عبارت است از:

• مدیریت هزینه‌ها و منابع مالی
• اطمینان از تعادل بین درآمد و هزینه
• ارزیابی عملکرد و تعیین تصمیم‌های استراتژیک

درباره موقعیت باید گفت که: محل و موقعیت فرد یا سازمان در سلسله‌مراتب سازمانی، شامل وظایف و مسئولیت‌های خاص در سازمان

اهمیت عبارت است از:

• تعیین وظایف و مسئولیت‌ها
• تأثیرگذاری در ارتباطات و تصمیم‌گیری‌ها در سازمان
• تعیین سطح تصمیم‌گیری و اختیارات هر شخص یا بخش در سازمان

برنامه­‌ریزی جانشینی

برنامه‌ریزی جانشینی به این معناست که سازمان برای مواجهه با حوادث ممکن مثل ترک کارکنان یا تغییرات در سازمان، یک نقشه یا برنامه آماده می‌کند تا فردی دیگر به‌سرعت و به طور مؤثر جایگزین شود. این برنامه شامل ارتقاء مهارت‌ها و آماده‌سازی افرادی است که به‌عنوان جانشین برگزیده شده‌اند. هدف از این برنامه‌ریزی جلوگیری از اختلال در عملکرد سازمان و حفظ پیشرفت فعالیت‌هاست.

سیستم منابع انسانی جهانی

سیستم منابع انسانی جهانی یا Global HR System به این معناست که یک نرم‌افزار یا سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM) استفاده می‌شود که قابلیت اداره و مدیریت اطلاعات کارکنان در سازمان‌های فراگیر یا چندملیتی داشته باشد. این سیستم اطلاعات مربوط به منابع انسانی، از جمله اطلاعات پرسنلی، حقوق و مزایا، عملکرد و توسعه فردی را به‌صورت یکپارچه و جهانی مدیریت می‌کند. به‌این‌ترتیب سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای HRM خود را به‌صورت همگانی و هماهنگ اجرا کرده و اطلاعات بین شعب و دفاتر مختلف خود را به‌راحتی به اشتراک بگذارند.

سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS)

سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) به این معناست که یک نرم‌افزار یا سیستم استفاده می‌شود تا اطلاعات مربوط به کارکنان در یک سازمان را مدیریت کند. این سیستم شامل اطلاعاتی مثل حضوروغیاب، حقوق و مزایا، اطلاعات پرسنلی، وظایف و فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی است. هدف از HRMS بهبود انجام فعالیت‌های منابع انسانی، افزایش بهره‌وری و ایجاد یک سیستم مدیریت کارکنان بهتر است.

لیست پرداختی

لیست پرداختی به این معناست که یک فهرست از پرداخت‌ها و مبالغ مالی است که یک شخص یا یک سازمان به افراد یا نهادهای دیگر پرداخت می‌کند. این لیست شامل جزئیات مانند حقوق و دستمزد کارکنان، مزایا، حقوق بیمه، مالیات و سایر پرداخت‌های مالی ممکن است. به‌عبارت‌دیگر، این یک سابقه مالی است که نشان می‌دهد کدام افراد یا سازمان‌ها چه مقدار پول از یک شخص یا سازمان دیگر دریافت کرده‌اند.

مدیریت زمان و کار

مدیریت زمان و کار به این معناست که شما زمان خود را به بهترین شکل ممکن برای انجام وظایف و کارهای خود استفاده می‌کنید. این شامل برنامه‌ریزی و ترتیب‌دادن وظایف، تعیین اولویت‌ها، مدیریت تعداد ساعت کاری، استفاده از ابزارها و تکنیک‌های بهینه برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد شما است. به طور خلاصه، مدیریت زمان و کار به شما کمک می‌کند زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید تا به اهداف و موفقیت‌های خود برسید.

چگونه سازمان ­‌ها می­ توانند سیستم‌ ­سازی منابع انسانی را پیاده‌ ­سازی کنند؟

شناسایی فرایندها

شناسایی فرایندها در پیاده‌سازی سیستم سازی منابع انسانی به این معناست که ابتدا باید فرایندها و مراحل مختلفی که برای مدیریت منابع انسانی نیاز دارید را شناسایی کنید. این فرایندها می‌تواند شامل استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، مدیریت حضوروغیاب، مدیریت حقوق و دستمزد و سایر فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی باشد. سپس باید هر فرایند را به‌دقت تحلیل کرده و مراحل آن را مشخص کنید تا بتوانید سیستم منابع انسانی خود را به‌درستی پیاده‌سازی کنید.

ارزیابی سیستم ­‌های موجود

ارزیابی سیستم‌های موجود در پیاده‌سازی سیستم منابع انسانی به این معناست که شما بررسی می‌کنید که سیستم‌های فعلی که در سازمان شما برای مدیریت منابع انسانی در حال استفاده هستند چقدر مؤثر و کارآمد هستند. این ارزیابی شامل بررسی قابلیت‌ها، کارایی، امکانات، اطلاعات ارائه شده و همچنین تطابق با نیازهای سازمان است. هدف این ارزیابی این است که اطمینان حاصل کنید که سیستم فعلی منابع انسانی شما بهترین خدمات و حمایت ممکن را فراهم می‌کند و در صورت نیاز، بهبودهای لازم انجام شود یا سیستم جدیدی پیاده‌سازی شود.

تعریف سیاست‌­ها و فرایندها

سیاست‌ها (Policies): دستورالعمل‌ها و استراتژی‌های کلان که تصمیم‌ها و اقدامات در حوزه منابع انسانی را تعیین می‌کنند.

مثال: سیاست حقوق و دستمزد، سیاست استخدام و ارتقاء، سیاست توازن کار و زندگی

فرایندها (Processes): مجموعه مراحل مشخص و منظمی که به ترتیب انجام می‌شوند تا یک هدف یا خدمت خاص در سازمان حاصل شود.

مثال: فرایند استخدام، فرایند ارزیابی عملکرد، فرایند مدیریت حضوروغیاب

در پیاده‌سازی سیستم منابع انسانی، سیاست‌ها تعیین می‌کنند چگونه وظایف انجام می‌شوند و اهداف دستیابی به چه شکلی است، درحالی‌که فرایندها جزئیات اجرایی را برای دستیابی به این سیاست‌ها ارائه می‌دهند. این دو موارد در کنار یکدیگر به یک پیاده‌سازی کوثر و هماهنگ از سیستم منابع انسانی کمک می‌کنند.

سرمایه‌ ­گذاری در فناوری

سرمایه‌گذاری در فناوری در پیاده‌سازی سیستم سازی منابع انسانی به این معناست که سازمان به استفاده از فناوری‌های نوین برای بهبود و بهینه‌سازی فرایندها و اطلاعات منابع انسانی خود می‌پردازد. این سرمایه‌گذاری ممکن است شامل:

۱. نرم‌افزارها و سیستم‌های HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی): استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته برای مدیریت اطلاعات پرسنلی، ارتقاء عملکرد، و ارائه گزارشات تحلیلی

۲. پلتفرم‌های آنلاین برای آموزش و توسعه: بهبود فرایندهای آموزشی و توسعه کارکنان با استفاده از ابزارهای آنلاین و اپلیکیشن‌های آموزشی

۳. استفاده از هوش مصنوعی (AI) و تجزیه‌وتحلیل داده: بهره‌مندی از تکنولوژی‌های هوش مصنوعی برای پیش‌بینی نیازهای منابع انسانی، ارزیابی عملکرد بهبودیافته، و اتخاذ تصمیمات استراتژیک

۴. سیستم‌های اتوماسیون فرایندها: استفاده از روند‌ها و فرایندهای اتوماتیک برای بهینه‌سازی مراحل استخدام، مدیریت حضوروغیاب و سایر فعالیت‌های منابع انسانی

این سرمایه‌گذاری‌ها باعث افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و بهبود کلی فرایندهای منابع انسانی می‌شوند.

آموزش حرفه­‌ای

آموزش حرفه‌ای در پیاده‌سازی سیستم منابع انسانی شامل موارد زیر است:

۱. آشنایی با سیستم

• مفاهیم اصلی و اهداف سیستم منابع انسانی
• نحوه عملکرد و قابلیت‌های سیستم

۲. مهارت‌های فنی

• آموزش نرم‌افزار و سیستم‌های مدیریت منابع انسانی
• مهارت‌های استفاده از ابزارها و قابلیت‌های سیستم

۳. مدیریت پروژه

• برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه پیاده‌سازی سیستم
• مدیریت منابع، زمان و بودجه

۴. ارتباطات و مذاکره

• مهارت‌های ارتباطی و تعاملی با کاربران و اعضای تیم
• مهارت‌های مذاکره و حل اختلاف

۵. مدیریت تغییرات

• مدیریت مقاومت در برابر تغییرات
• ارزیابی اثرات تغییرات بر سازمان و افراد

۶. آموزش کاربران

• راهنمای استفاده از سیستم به کاربران
• آموزش مهارت‌های استفاده از قابلیت‌های سیستم به کاربران

آموزش حرفه‌ای در این زمینه به بهبود عملکرد و کاهش اشکالات در فرایند پیاده‌سازی سیستم منابع انسانی کمک می‌کند.

نظارت و ارزیابی سیستم

نظارت و ارزیابی سیستم در سیستم سازی منابع انسانی به معنای مشاهده و ارزیابی عملکرد سیستم است. این شامل موارد زیر می‌شود:

۱. نظارت

•  پیوستگی عملکرد: نظارت مداوم بر عملکرد سیستم منابع انسانی به‌منظور اطمینان از صحت و به‌روز بودن اطلاعات و فعالیت‌ها
• حل مشکلات: تشخیص و رفع هرگونه مشکل یا نقص در سیستم

۲. ارزیابی

• عملکرد سیستم: ارزیابی عملکرد سیستم منابع انسانی بر اساس اهداف و نیازهای سازمان
• رضایت کاربران: ارزیابی نظرات و نیازهای کاربران سیستم

۳. به‌روزرسانی و بهینه‌سازی

• تغییرات و بهبودها: اعمال تغییرات موردنیاز و بهبودهای لازم در سیستم
• تضمین به‌روزرسانی: اطمینان از اینکه سیستم با تکنولوژی و نیازهای جدید همگام شود.

۴. امنیت

• مدیریت دسترسی: نظارت بر سطوح دسترسی به اطلاعات منابع انسانی برای جلوگیری از نقض امنیت
• پشتیبانی از استانداردهای امنیتی: اعمال استانداردهای امنیتی در حفاظت اطلاعات

این عناصر به کمک مسئولان و تیم‌های مدیریت منابع انسانی کمک می‌کنند تا سیستم به‌روز و بهینه باقی بماند و نیازهای سازمان را به‌خوبی پاسخ دهد.

چگونه استخدام موفقی داشته باشیم؟

برای داشتن استخدام موفق می‌توانید مراقبت و راهبردهای متنوعی را در نظر بگیرید:

۱. تدوین رزومه مؤثر

 بسیار مهم است که رزومه شما جذاب و مرتب باشد، تا کارفرما به‌راحتی توانایی‌ها و تجربیات شما را ببیند.

۲. نامه ارتقاء خود

نامه ارتقاء خود را بادقت تدوین کنید و نشان دهید چگونه می‌توانید به بهبود عملکرد سازمان کمک کنید.

۳. آماده‌سازی برای مصاحبه

تحقیق و آماده‌سازی برای مصاحبه را جدی بگیرید. به سؤالات متداول جواب دهید و داستان‌ها و مثال‌هایی از تجربیات خود آماده کنید.

۴. نشان‌دادن مهارت‌ها و تجربیات

نشان دهید چگونه مهارت‌ها و تجربیات شما به نیازهای شغلی مرتبط هستند و چگونه می‌توانید به سازمان ارزش‌افزوده کنید.

۵. شبکه‌سازی

با افراد در حوزه شغلی مرتبط با شما شبکه‌سازی کنید. این کار می‌تواند به افزایش فرصت‌های شغلی کمک کند.

۶. پیگیری پس از مصاحبه

پس از مصاحبه با ارسال یک نامه تشکر و پیگیری می‌توانید نشان دهید از فرصت استخدام مهتری برخوردارید.

۷. آگاهی از بازار کار

بازار کار را به‌دقت مشاهده کنید و با نیازها و تغییرات درخواست‌های کارفرمایان آشنا باشید.

با ترکیب این راهبردها، می‌توانید استخدام موفقی داشته باشید و به بهترین شکل ممکن به شغل دلخواهتان دست پیدا کنید.

ترفندهای یک استخدام موفق

۱. توضیح مشخص نیازها

نیازها و انتظارات شغلی خود را به‌وضوح توضیح دهید تا متقاضیان بتوانند بر اساس آن خود را ارزیابی کنند.

۲. رفع اشکال در فرایند استخدام

مطلع باشید که فرایند استخدام شما ساده و شفاف باشد و مسائلی که ممکن است متقاضیان را از ادامه مراحل منصرف کند را حل کنید.

۳. برگزاری مصاحبه‌های مؤثر

مصاحبه‌های جذاب و منطقی برگزار کنید تا توانایی‌ها و مهارت‌های متقاضیان به‌خوبی ارزیابی شود.

۴. شبکه‌سازی باتوجه‌به فرصت‌های شغلی

در شبکه‌سازی حرفه‌ای با دیگران در صنعت شغلی‌تان مشارکت کنید تا بهترین توانمندی‌ها را داشته باشید.

۵. ارتباط مستقیم با متقاضیان

ارتباط مستقیم با متقاضیان و ارائه بازخورد سریع به آنها

۶. گسترش برند شرکت

نمایش بهترین جوانب شرکت و ارائه یک برند کارفرما قوی

۷. انعطاف‌پذیری در فرایند استخدام

انعطاف در فرایند استخدام خود را نشان دهید تا به موقعیت‌های مناسب‌تر برسید.

۸. پیگیری با متقاضیان پذیرفته‌شده

با متقاضیانی که پذیرفته شدند، پیگیری و ارائه اطلاعات بیشتر برای بهبود فرایند استخدام

۹. استفاده از فناوری

استفاده از پلتفرم‌ها و فناوری‌های جدید برای بهبود فرایند انتخاب و استخدام

۱۰. برگزاری رویدادهای استخدام

– برگزاری رویدادها یا نمایشگاه‌های استخدام به‌عنوان فرصتی برای آشنایی با متقاضیان محتمل

چگونه یک آگهی استخدام جذاب و موفق بنویسیم؟

برای نوشتن یک آگهی استخدام جذاب و موفق، می‌توانید از راهبردهای زیر استفاده کنید:

۱. عنوان قوی

از یک عنوان جذاب و واضح استفاده کنید که توجه متقاضیان را جلب کند.

۲. توضیح مختصر شغل

در بخش اول آگهی، به طور خلاصه شغل و وظایف مرتبط را توضیح دهید.

۳. توضیح فرصت‌ها و مزایا

بیان کنید چرا شغل در شما جذاب است و چه مزایا و فرصت‌هایی را برای متقاضیان ارائه می‌دهید.

۴. توضیح مهارت‌های موردنیاز

مهارت‌ها، تحصیلات و تجربیات لازم برای موفقیت در شغل را واضحاً بیان کنید.

۵. شخصیت‌بخشی

از زبان دوستانه و محاوره‌ای استفاده کنید تا آگهی شخصیت بیشتری داشته باشد.

۶. بیان فرهنگ‌سازمانی

نحوه‌ی عملکرد و فرهنگ‌سازمانی شما را توضیح دهید تا متقاضیان بتوانند با محیط کار آشنا شوند.

۷. نیازهای شغلی

بیان کنید چه مهارت‌ها و توانمندی‌هایی موردنظر شما هستند.

۸. دعوت به اقدام

در پایان آگهی، متقاضیان را به اقدام (مثلاً ارسال رزومه) دعوت کنید.

۹. استفاده از عکس و لوگو

                 اگر ممکن استفاده از تصاویر و لوگوی شرکت شما آگهی را جذاب‌تر می‌کند.

۱۰. توجه به چیستی منحصربه‌فرد شما

                  آوردن نکاتی که سازمان شما را از دیگران متمایز می‌کند، مثل پروژه‌های ویژه، محیط کار دوستانه و…

شاخص­‌ های رشد منابع انسانی

شاخص‌های رشد منابع انسانی نشان‌دهنده توسعه و پیشرفت در این حوزه هستند. برخی از این شاخص‌ها عبارت‌اند از:

۱. نرخ استخدام

درصد افزایش تعداد کارکنان جدید به مجموعه نسبت به دوره‌های گذشته

۲. نرخ حفظ نیروی کار

درصد کارکنانی که در سازمان باقی‌مانده‌اند نسبت به تعداد کل

۳. نرخ برخورداری از پست‌های ترقی

درصد کارکنانی که از فرصت‌های ترقی در سازمان بهره‌مند شده‌اند.

۴. نرخ انتقال

درصد کاهش یا افزایش انتقالات داوطلبانه یا غیرداوطلبانه کارکنان

۵. نرخ آموزش و توسعه

درصد کارکنانی که در دوره‌های آموزشی شرکت کرده‌اند یا مهارت‌های جدیدی یاد گرفته‌اند.

۶. نرخ رضایت کارکنان

میزان رضایت و خوشحالی کارکنان از شغل و محیط کار

۷. توانمندی رهبری

ارزیابی توانمندی رهبران در مدیریت و هدایت تیم‌ها

۸. میزان تنوع نیروی کار

اندازه‌گیری تنوع جنسیتی، فرهنگی و دیگر جنبه‌های تنوع در سازمان

۹. نرخ غیبت و تأخیر

درصد غیبت و تأخیر کارکنان از محل کار

۱۰. نسبت کارکنان به مدیران

تعداد کارکنان به نسبت تعداد مدیران یا نسبت سلسله‌مراتب سازمانی

این شاخص‌ها به مدیران و مسئولان منابع انسانی کمک می‌کنند تا عملکرد و پیشرفت منابع انسانی سازمان را ارزیابی و بهبود بخشند.

مزایا و معایب سیستم سازی منابع انسانی

مزایا

۱. کارآمدی

افزایش کارآمدی و بهره‌وری در مدیریت نیروی انسانی

۲. شفافیت

افزایش شفافیت در فرایندها و تصمیم‌گیری‌های منابع انسانی

۳. استانداردسازی

ایجاد استانداردها و فرایندهای یکنواخت در مدیریت منابع انسانی

۴. پایش عملکرد

امکان پایش بهتر عملکرد کارکنان و سازمان به کمک داده‌های مستند

۵. مدیریت استعداد

فراهم‌کردن اطلاعات برای مدیریت استعداد و توسعه حرفه‌ای

۶. راحتی در گزارش‌گیری

افزایش سهولت در گزارش‌گیری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های منابع انسانی

۷. کاهش خطاها

کاهش خطاها و اشتباهات در فرایندهای منابع انسانی

معایب

۱. هزینه و زمان مصرفی

نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه برای پیاده‌سازی سیستم و زمان مصرفی برای آموزش کارکنان

۲. پیچیدگی

پیچیدگی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی و نیاز به مداومت در به‌روزرسانی و نگهداری

۳. مشکلات امنیتی

افزایش مشکلات امنیتی مرتبط با دسترسی به اطلاعات حساس

۴. مقاومت در برابر تغییر

ممکن است مقاومت واحد‌ها و کارکنان در برابر تغییرات سیستمی باشد.

۵. احتمال اتکا به فناوری

احتمال اتکا به فناوری بیش از حد و کاهش اهمیت نقش انسان در مدیریت منابع انسانی

۶. نیاز به مهارت‌های تکنولوژی

نیاز به مهارت‌های تکنولوژی و آموزش مداوم برای کارکنان

۷. ناکارآمدی در برخی شرایط

در برخی شرایط ممکن است سیستم سازی منابع انسانی ناکارآمد باشد و مسائلی را به وجود آورد که به‌راحتی قابل‌حل نباشند.

هر سازمان بر اساس نیازها و شرایط خود باید مزایا و معایب پیاده‌سازی سیستم سازی منابع انسانی را در نظر بگیرد و تصمیم بهینه‌ای اتخاذ کند.

نرم‌­افزارهای مدیریت منابع انسانی چیست؟

نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) ابزارهایی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی را بهبود بخشند و به‌صورت مؤثرتر مدیریت شوند. برخی از معروف‌ترین نرم‌افزارهای HRMS عبارت‌اند از:

۱. شاپ (SAP SuccessFactors)

یک سامانه یکپارچه HRIS که انواع خدمات منابع انسانی از جمله مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه، استخدام و مدیریت زمان را فراهم می‌کند.

2. (Oracle HCM Cloud)

یک پلتفرم جامع HRMS که شامل ماژول‌های مختلفی نظیر مدیریت استخدام، توسعه کارکنان، مدیریت عملکرد و پاداش است.

۳. مایکروسافت داینامیکز 365 HR

این نرم‌افزار مایکروسافت امکاناتی برای مدیریت منابع انسانی از جمله استخدام، مدیریت عملکرد و آموزش را فراهم می‌کند.

4. ADP Workforce Now

یک پلتفرم جامع HRIS که انواع خدمات از حقوق و دستمزد تا مدیریت زمان و ارتباط با کارکنان را پوشش می‌دهد.

۵. بامبو هی. آر (BambooHR)

یک نرم‌افزار HRIS کم‌حجم اما کارآمد که امکانات مدیریت پرسنلی، اطلاعات کارکنان و گزارش‌دهی را فراهم می‌کند.

هر یک از این نرم‌افزارها ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاص خود را دارند و انتخاب یکی از آنها بستگی به نیازها و اولویت‌های خاص هر سازمان دارد.

بهترین سیستم مدیریت منابع انسانی

تأکید می‌شود که انتخاب بهترین سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) بستگی به نیازها، اندازه و ویژگی‌های خاص هر سازمان دارد. هر یک از سیستم‌های HRMS معروف دارای ویژگی‌ها و مزایا خاصی هستند. به‌عنوان یک معیار کلی، معتبرترین و گسترده‌ترین سیستم‌های HRMS عبارت‌اند از:

۱. شاپ (SAP SuccessFactors)

با ارائه خدمات جامع HRIS از جمله مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه، استخدام و مدیریت زمان، این سیستم به‌عنوان یکی از برترین‌ها شناخته می‌شود.

۲. اوراکل همان پل (Oracle HCM Cloud)

یک پلتفرم جامع HRMS با امکانات مدیریت استخدام، توسعه کارکنان، مدیریت عملکرد و پاداش

۳. مایکروسافت داینامیکز 365 HR

این نرم‌افزار مایکروسافت با امکانات متنوع در زمینه‌های مختلف منابع انسانی موردتوجه قرار می‌گیرد.

4. ADP Workforce Now

یک پلتفرم جامع HRMS که انواع خدمات از حقوق و دستمزد تا مدیریت زمان و ارتباط با کارکنان را پوشش می‌دهد.

۵. بامبو هی. آر (BambooHR)

نرم‌افزار HRIS کم‌حجم اما کارآمد با امکانات مدیریت پرسنلی، اطلاعات کارکنان و گزارش‌دهی

۶. کرمیو (Kronos)

نرم‌افزار مدیریت زمان و حضور که در زمینه‌های نظارت بر ساعات کاری و انجام وظایف روزمره مؤثر است.

توصیه می‌شود که پیش از انتخاب، نیازهای دقیق سازمان شما را ارزیابی کرده و باتوجه‌به این نیازها و اولویت‌ها، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به بهترین شکل با محیط و فرایندهای کاری شما هماهنگ باشد.

آیا سیستم سازی فقط با نرم­ افزار امکان­ پذیر است؟

نه سیستم سازی منابع انسانی (HRIS) یا سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) فقط به معنای استفاده از نرم‌افزارها نیست. سیستم‌های سازی منابع انسانی یک دیدگاه جامع به مدیریت منابع انسانی ارائه می‌دهند و می‌توانند شامل مجموعه‌ای از فرایندها، فناوری‌ها، فرهنگ و ساختارهای سازمانی باشند.

عناصری که در سیستم سازی منابع انسانی می‌توانند نقش داشته باشند عبارت‌اند از:

۱. نرم‌افزارها و فناوری

این شامل سیستم‌های نرم‌افزاری HRIS و HRMS است که برای اتوماسیون و مدیریت فرایندهای منابع انسانی مورداستفاده قرار می‌گیرند.

۲. فرایندها و رویه‌ها

تعیین و بهینه‌سازی فرایندها و رویه‌های منابع انسانی از جمله اعلام و استخدام، مدیریت عملکرد، ارزیابی عملکرد و غیره

۳. ساختار سازمانی

طراحی یک ساختار سازمانی که بهینه باشد و فرایندهای منابع انسانی را به‌دقت پشتیبانی کند.

۴. فرهنگ‌سازمانی

ایجاد و تقویت فرهنگ‌سازمانی که مقداردهی به ارزش‌ها و هدف‌های سازمان در حوزه منابع انسانی را انجام دهد.

۵. توانمندی‌های کارکنان

ارتقاء مهارت‌ها و توانمندی‌های کارکنان از طریق برنامه‌های آموزش و توسعه

۶. سیاست‌ها و استانداردها

تعیین سیاست‌ها و استانداردهای منابع انسانی که به تعامل کارکنان و مدیریت کمک کند.

به طور خلاصه، سیستم سازی منابع انسانی شامل اجزای مختلفی است که از نرم‌افزارها و فناوری‌ها گرفته تا فرایندها، ساختار سازمانی و فرهنگ‌سازمانی را در برمی‌گیرد.

اگر سیستم سازی منابع انسانی را پیاده­ سازی نکنیم با چه مشکلاتی مواجه می ­شویم؟

عدم پیاده‌سازی یا به‌درستی اجرای یک سیستم سازی منابع انسانی ممکن است با مشکلات متعددی همراه باشد. برخی از این مشکلات عبارت‌اند از:

۱. عدم اتوماسیون فرایندها

بدون سیستم سازی، بسیاری از فرایندها به‌صورت دستی و زمان‌بر انجام می‌شوند که این می‌تواند به افزایش خطاها و کاهش کارایی منجر شود.

۲. مدیریت داده‌ها

عدم وجود یک سیستم مرکزی برای مدیریت داده‌های کارکنان و اطلاعات مربوط به منابع انسانی، امکان ایجاد اطلاعات پراکنده و نامنظم را افزایش می‌دهد.

۳. عدم اطمینان اطلاعات

درصورتی‌که اطلاعات کارکنان در سیستم متمرکز نشده باشد، ممکن است دقت و اعتبار اطلاعات کاهش یابد و این موضوع تصمیم‌گیری‌ها را تحت‌تأثیر قرار دهد.

۴. نقص در مدیریت عملکرد

عدم وجود یک سیستم مناسب برای مدیریت عملکرد کارکنان ممکن است باعث کاهش کارایی و انگیزه کارکنان شود.

۵. مشکلات در استخدام و جذب نیروی انسانی

فرایندهای دستی استخدام و جذب ممکن است طولانی و پیچیده باشند که ممکن است به افتراق در تصمیم‌گیری و تأخیر در جذب نیروهای اساسی منجر شود.

۶. استفاده ناامن از اطلاعات

بدون یک سیستم امنیتی مناسب، اطلاعات حیاتی مربوط به کارکنان در معرض خطر ناامنی قرار می‌گیرند.

۷. کاهش انعطاف‌پذیری

بدون سیستم مناسب، سازمان قادر به سریع تطابق با تغییرات و نیازهای جدید در منابع انسانی نخواهد بود.

پیاده‌سازی یک سیستم سازی منابع انسانی، به سازمان امکان می‌دهد تا بهبودهای اساسی در مدیریت منابع انسانی، بهبود عملکرد و افزایش رضایت کارکنان را تجربه کند.

مخاطبان سیستم سازی منابع انسانی چه کسانی هستند؟

مخاطبان سیستم سازی منابع انسانی (HRIS/HRMS) شامل گروه‌ها و افراد مختلفی در سازمان می‌شوند. این مخاطبان شامل:

۱. مدیران منابع انسانی (HR Managers)

این گروه از افراد مسئول برنامه‌ریزی، اجرا و مدیریت فعالیت‌های منابع انسانی هستند و از سیستم سازی به‌منظور بهبود مدیریت پرسنل و فرایندهای HR بهره‌مند می‌شوند.

۲. کارمندان منابع انسانی (HR Staff)

افرادی که به طور مستقیم در بخش منابع انسانی مشغول به کار هستند و از سیستم سازی برای انجام وظایف روزانه مانند استخدام، مدیریت عملکرد و مدیریت زمان استفاده می‌کنند.

۳. کارکنان و پرسنل سازمان

کلیه کارکنان سازمان که از خدمات و فرایندهای HR بهره‌مند می‌شوند؛ از جمله اطلاعات شخصی، گزارش‌دهی، تعطیلات و مدیریت عملکرد

۴. مدیران سطح عالی

افراد در سطح اجرایی و مدیران سازمان که به دنبال گزارش‌ها و داده‌های مدیریتی جهت اتخاذ تصمیم‌های استراتژیک هستند.

۵. اعضای تیم فناوری اطلاعات (IT)

تیم‌های IT که مسئول پیاده‌سازی، نگهداری و امنیت سیستم سازی منابع انسانی هستند.

۶. کارمندان مختلف با دسترسی محدود

افراد در بخش‌های مختلف سازمان که بر اساس نیازها و وظایف خود، دسترسی به بخش‌های مختلف سیستم سازی را دارند.

ازاین‌رو، سیستم سازی منابع انسانی به‌عنوان یک ابزار گسترده در سازمان بهره‌مندی را برای این گروه‌ها و افراد فراهم می‌کند تا فعالیت‌ها و فرایندهای مدیریت منابع انسانی به بهترین شکل انجام شود.

چرا برخی از افراد از سیستم سازی منابع انسانی دوری می ­کنند؟

برخی از افراد ممکن است از سیستم سازی منابع انسانی (HRIS/HRMS) دوری بگیرند به دلایل مختلفی از جمله:

۱. عدم آشنایی

اگر افراد به‌درستی با عملکرد سیستم آشنا نباشند، ممکن است از استفاده نکنند یا احساس ناامنی در استفاده از آن داشته باشند.

۲. پیچیدگی و زحمت

اگر سیستم پیچیده و یا فرایندهای آن زحمت آور باشند، افراد ممکن است به دنبال راه‌حل‌های ساده‌تر بگردند یا از استفاده‌کردن اجتناب کنند.

۳. ناکارآمد بودن

اگر سیستم به‌درستی عمل نکند و امکانات کافی برای انجام وظایف و فعالیت‌های روزانه افراد فراهم نشود، افراد ممکن است به دنبال راهکارهای دیگر باشند.

۴. عدم حمایت و آموزش

اگر افراد به‌درستی آموزش داده نشوند یا حمایت نشوند، احتمال استفاده کم می‌شود و افراد ممکن است از سیستم دوری کنند.

۵. مشکلات فنی

مشکلات فنی ممکن است موجب عدم راحتی در استفاده از سیستم شده و افراد را به دنبال راهکارهای دیگر ببرد.

۶. اطلاعات حساس

اگر افراد احساس کنند که اطلاعات حساسی در سیستم ذخیره می‌شود یا امکان دسترسی غیرمجاز وجود دارد، احتمال دوری از سیستم افزایش می‌یابد.

۷. مقاومت در برابر تغییر

برخی از افراد به دلیل مقاومت در برابر تغییرات، حتی اگر بهبودی در فرایندها وجود داشته باشد، از سیستم سازی منابع انسانی دوری می‌کنند.

برای مواجهه با این چالش‌ها، ضروری است تا سازمان‌ها از استراتژی‌ها و راهکارهای مناسب برای آموزش، حمایت، سادگی استفاده و اعتماد افراد به سیستم استفاده کنند.